Excel-Tabellen: So schützen Sie Ihre Excel-Dateien mit einem Passwort

Wenn Datensicherheit an erster Stelle steht, ist das Wissen, wie man eine Excel-Datei mit einem Passwort schützen kann, für den Schutz sensibler Daten unerlässlich. Dieser Leitfaden führt Sie durch Möglichkeiten, um Ihre Microsoft Excel-Dateien mit Passwörtern und Verschlüsselung zu schützen, wobei sichergestellt wird, dass nur autorisierte Personen auf die Dateien zugreifen und sie ändern können.

Die Grundlagen des Schutzes von Excel-Tabellen

Excel- und Google-Tabellen helfen Benutzern, Datentrends zu erkennen und haufenweise Informationen in aussagekräftige Erkenntnisse zu sortieren. Der Schutz dieser Dateien mit einem Passwort hilft dabei, Ihre Daten, Ihr geistiges Eigentum und harte Arbeit vor unbefugtem Zugriff und unbeabsichtigten Änderungen zu schützen.

Excel verfügt über integrierte Passwortschutz- und Verschlüsselungsfunktionen, um bestimmte Aspekte Ihres Dokuments zu sperren und den Dateizugriff einzuschränken. Google-Tabellen sind jedoch nicht mit dieser integrierten Funktionalität ausgestattet. Um einen Passwortschutz auf eine Google-Tabelle anzuwenden, müssen Sie eine Vorlage verwenden, die einen Apps-Script-Code enthält.

Wenn Sie Ihre Tabellen daher mit einem Passwort schützen müssen, ist Excel möglicherweise die einfachere Option für Sie.

Hier sind die Hauptgründe, warum Excel-Benutzer ihre Dateien möglicherweise sperren möchten:

• Sicherheit: Wenn ein Passwort zum Öffnen von Excel erforderlich ist, hilft es, sensible Daten vertraulich zu halten und unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Verhinderung von Benutzerfehlern: Ein Passwortschutz oder das Einschränken von Berechtigungen können versehentliche oder unbeabsichtigte Änderungen an Excel-Dateien verhindern und das Risiko eines Datenverlusts oder einer Beschädigung aufgrund von Benutzerfehlern reduzieren.
• Versionskontrolle: Mit der Versionskontrollfunktion von Excel können nur autorisierte Personen Änderungen verfolgen, überprüfen und genehmigen, was dazu beiträgt, die Datenintegrität und -konsistenz im Laufe der Zeit zu gewährleisten.
• Schutz des geistigen Eigentums: Excel-Arbeitsmappen können proprietäre Formeln, Berechnungen oder Geschäftsstrategien enthalten, die einen Wettbewerbsvorteil bieten. Der Schutz einer Excel-Datei mit einem Passwort schützt das geistige Eigentum vor unbefugtem Zugriff oder dem Kopieren.

Wählen Sie das richtige Maß an Passwortschutz in Excel

Es können verschiedene Schutzstufen auf Zellen, Arbeitsblätter oder die gesamte Arbeitsmappe angewendet werden:

• Arbeitsmappenschutz: Das Einrichten eines Passworts für eine Excel-Datei schützt Ihre gesamte Arbeitsmappe und beschränkt den Zugriff auf die Anzeige, Änderung oder sogar das Öffnen der Datei ohne das richtige Passwort.
• Verschlüsselung: Mit der Verschlüsselung von Excel-Dateien können Sie die gesamte Arbeitsmappe mit einem Passwort verschlüsseln. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass Personen, selbst wenn sie unbefugten Zugriff auf die Datei erhalten, den Inhalt ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht anzeigen oder ändern können.
• Versteckte Arbeitsblätter: Mit Excel können Benutzer Arbeitsblätter ausblenden, oft für im Hintergrund laufende Berechnungen oder Referenzdaten.
• Arbeitsblattschutz: Mit Excel können Sie einzelne Arbeitsblätter mit einem Passwort schützen und verhindern, dass Benutzer Blätter einfügen oder löschen, Zelleninhalte ändern oder Formatierungen ändern.
• Zellenschutz: In Excel können bestimmte Zellen, Zeilen oder Spalten gesperrt werden, um Änderungen bei der Bearbeitung oder Formatierung einzuschränken und so versehentliche Änderungen oder Versionskontrollen zu verhindern.

Das Sperren von Arbeitsblättern und Zellen mit einem Passwort ist keine Sicherheitsfunktion. Damit werden einfach nur Änderungen an den gesperrten Abschnitten der Arbeitsmappe verhindert. Um den Zugriff auf eine Excel-Datei zu beschränken, müssen Sie ein Passwort erfordern, um die Datei zu öffnen.

Wie schützen Sie eine Excel-Datei mit einem Passwort?

Das Hinzufügen eines Passworts zu einer Excel-Datei schützt Ihre Daten vor Manipulationen durch Personen, die nicht autorisiert sind, auf die Datei zuzugreifen oder sie zu bearbeiten.

So schützen Sie eine Excel-Datei mit einem Passwort

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen.
2. Wählen Sie in der Gruppe Änderungen Arbeitsmappe schützen.
3. Geben Sie im Feld Passwort das Passwort Ihrer Wahl ein und wählen Sie OK.
4. Geben Sie im Feld Passwort bestätigen das Passwort erneut ein und wählen Sie OK.

Folgen Sie diesen Schritten, um das Passwort für Ihr Excel-Datei zu ändern oder zu entfernen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Überprüfen.
2. Wählen Sie Arbeitsmappe schützen.
3. Wenn Ihre Arbeitsmappe passwortgeschützt ist, wird ein Feld Arbeitsmappe aufheben angezeigt.
4. Geben Sie das Passwort ein, um den Schutz Ihrer Arbeitsmappe aufzuheben.
5. Sobald Sie das Passwort entfernen, können Sie ein neues Passwort festlegen, indem Sie auf der Registerkarte Überprüfen Arbeitsmappe schützen wählen.

Das Teilen sensibler Daten oder Logins über E-Mails oder Instant Messaging-Apps ist nicht sicher. Verwenden Sie die Gruppenfreigabefunktion von Dashlane, um Ihre Daten zu verschlüsseln, bevor Sie sie über das Internet senden.

Ein Excel-Dokument verschlüsseln

In Excel können Sie den Passwortschutz auf die nächste Stufe bringen, indem Sie Ihre Datei verschlüsseln. Das Verschlüsseln von Dateien in Excel bietet erhöhte Sicherheit, indem sensible Daten in ein codiertes Format umgewandelt werden, was sie für nicht genehmigte Benutzer unlesbar macht und die Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet.

Passwortschutz vs. Verschlüsselung

Ein Passwortschutz erfordert ein Passwort, um die Excel-Datei zu öffnen. Das Hinzufügen eines Passworts beschränkt nur den Zugriff auf die Datei. Das bedeutet, dass jeder, der das Passwort kennt, das Dokument öffnen und ändern kann.

Die Verschlüsselung bringt die Sicherheit einen Schritt weiter, indem sie den Inhalt der Datei in einen komplexen Code konvertiert, der ohne den Verschlüsselungsschlüssel schwer zu entschlüsseln ist. Das bedeutet, dass, selbst wenn jemand auf Ihre Datei zugreift, er/sie nur verschlüsselte Daten sieht. Microsoft verwendet AES-256-Verschlüsselung, einen der fortschrittlichsten Verschlüsselungsalgorithmen.

Verschlüsseln Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe mit dieser kurzen Anleitung:

1. Wechseln Sie zu Datei und wählen Sie Info.
2. Wählen Sie Arbeitsmappe schützen.
3. Wählen Sie im Listenmenü die Option Mit Passwort verschlüsseln.
4. Geben Sie im Pop-up-Fenster Dokument verschlüsseln im Feld Passwort ein Passwort ein und wählen Sie OK.
5. Geben Sie das Passwort in das Feld Passwort erneut ein und wählen Sie OK.
6. Speichern Sie die Arbeitsmappe.

Schreibgeschützten Zugriff in Excel zulassen

Angenommen, Sie möchten eine Excel-Datei mit den Einzelheiten Ihrer wöchentlichen Berichte mit Ihrem Team teilen. Sie sollten den Zugriff jedoch auf Ihren Manager beschränken, da Sie keine versehentlichen Änderungen durch Ihre anderen Teammitglieder riskieren möchten. 

In diesem Fall können Sie schreibgeschützten Zugriff auf Ihre Datei zulassen.

Warum oder wann sollten Sie einen schreibgeschützten Zugriff verwenden?

Wenn Sie es mit komplexen Excel-Tabellen zu tun haben, die wertvolle Daten und komplizierte Formeln enthalten, bietet das Speichern der Datei als schreibgeschützt automatischen Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen.

Diese Funktion ist besonders vorteilhaft, wenn Sie die Tabelle mit Kollegen oder Kunden teilen, da sie versehentliche Bearbeitungen oder Manipulationen verhindert. Schreibgeschützter Zugriff kann auch für den privaten Gebrauch von Vorteil sein, wie z. B. die Integrität endgültiger Versionen von Dateien.

So machen Sie Ihre Excel-Datei schreibgeschützt:

1. Wechseln Sie zum Menü Datei und wählen Sie Info.
2. Wählen Sie Arbeitsmappe schützen.
3. Wählen Sie die Option Immer schreibgeschützt öffnen.

Best Practices wie Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen fördern eine Kultur der Sicherheit bei Mitarbeitern und verhindern unbefugten Zugriff auf sensible Geschäftsdaten und unbeabsichtigte Dateiänderungen.

Die Struktur einer Excel-Arbeitsmappe vor der Bearbeitung schützen

Mit Excel können Sie nicht nur Ihre Arbeitsmappe schützen, sondern auch die Struktur Ihrer Arbeitsmappe sperren. Wenn Sie die Struktur Ihrer Arbeitsmappe schützen, verhindern Sie, dass unbefugte Benutzer:

• Auf verborgene Arbeitsblätter zugreifen.
• Änderungen vornehmen, einschließlich Umbenennen, Verschieben, Ausblenden oder Löschen von Blättern.
• Neue Blätter oder Diagrammblätter hinzufügen, obwohl sie Diagramme in vorhandene Arbeitsblätter einfügen können.
• Blätter in eine andere Arbeitsmappe verschieben oder kopieren.

Schützen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappenstruktur mit diesen einfachen Schritten mit einem Passwort:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen.
2. Wählen Sie in der Gruppe Änderungen Arbeitsmappe schützen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Struktur.
4. Geben Sie im Feld Passwort das Passwort Ihrer Wahl ein und wählen Sie OK.
5. Geben Sie im Feld Passwort bestätigen das Passwort erneut ein und wählen Sie OK.

Einzelne Arbeitsblätter vor der Bearbeitung schützen

Wenn Sie nicht die gesamte Arbeitsmappe schützen möchten, können Sie stattdessen einzelne Arbeitsblätter schützen.

Arbeitsmappenschutz vs. Arbeitsblattschutz

Der Schutz von Arbeitsmappen beinhaltet das Sichern der gesamten Excel-Datei, um unbefugten Zugriff und Änderungen zu verhindern.

Andererseits können Sie mit dem Arbeitsblatt-Schutz bestimmte Arbeitsblätter innerhalb der Arbeitsmappe sichern, indem Sie bestimmte Aktionen wie das Bearbeiten von Zellen, das Formatieren oder Löschen von Daten einschränken, während andere Blätter zur Bearbeitung zugänglich bleiben.

So sperren Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit einem Passwort:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen.
2. Wählen Sie in der Gruppe Änderungen Blatt schützen.
3. Wählen Sie im Feld oben die Option Arbeitsblatt schützen.
4. Geben Sie als Nächstes das Passwort Ihrer Wahl ein.
5. Wenn Sie bestimmte Aktionen zulassen möchten, aktivieren Sie die entsprechenden Kästchen und wählen Sie OK.
6. Geben Sie im Feld Passwort bestätigen das Passwort erneut ein und wählen Sie OK.

Bestimmte Zellen in einer Excel-Arbeitsmappe vor der Bearbeitung schützen

In Ihrer Excel-Arbeitsmappe ist das Sperren von Zellen von Vorteil, wenn Sie bestimmte Daten oder Formeln vor versehentlichen oder unbefugten Änderungen schützen möchten. Das Sperren von Zellen ist wichtig, wenn Sie Tabellen mit anderen teilen, an Projekten zusammenarbeiten oder Vorlagen oder Modelle erstellen, bei denen bestimmte Zellen unverändert bleiben sollten.

So schützen Sie Zellen in einer Excel-Datei mit einem Passwort:

1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie schützen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf sie und wählen Sie Zellen formatieren.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Schutz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesperrt.
4. Tippen Sie auf OK.
5. Die ausgewählten Zellen werden gesperrt, sobald Sie das Arbeitsblatt mit einem Passwort schützen.

Tipps zur Passwortverwaltung in Excel

Da die durchschnittliche Person über 200 Konto-Passwörter verwaltet, kann das Hinzufügen von Excel-Passwörtern zur Liste überwältigend sein. Die Verwaltung mehrerer Passwörter und das sichere Teilen von Passwörtern mit Teammitgliedern kann mit Best Practices und den richtigen Tools vereinfacht werden.

Was geschieht, wenn ich meine Passwörter vergesse oder verliere? Kann Microsoft sie abrufen?

In Excel können Sie Ihre Arbeitsmappen und Arbeitsblätter sperren und mit einem Passwort schützen. Es gibt jedoch keine einfache Wiederherstellungsmethode, wenn Sie diese Passwörter vergessen oder verlegen. Leider speichert Excel keine Passwörter zum Schutz von Tabellen und Microsoft kann sie nicht für Sie abrufen.

Auch wenn Excel keine direkte Möglichkeit bietet, vergessene oder verlorene Passwörter wiederherzustellen, gibt es Softwaretools von Drittanbietern, die behaupten, Excel-Passwörter wiederherzustellen. Die Effektivität dieser Tools kann variieren. Sie sollten sie mit Vorsicht verwenden und sicherstellen, dass sie aus seriösen Quellen stammen.

Es ist immer am besten, Ihre Passwörter an einem sicheren Ort aufzubewahren. Wenn Sie sie mit Kollegen teilen, verwenden Sie eine sichere Methode.

Halten Sie Passwörter sicher und teilen Sie sie mit einem Passwort-Manager sicher mit Kollegen

Wenn es um Cybersicherheit geht, ist es Best Practice, für jedes Online-Konto, jede Anwendung und jede passwortgeschützte Datei ein einzigartiges Passwort zu verwenden. Der ideale Weg, um Ihre Passwörter zu erstellen und zu speichern, ist mithilfe eines Passwort-Managers.

Ein Passwort-Manager kann für Sie starke Passwörter generieren und sicher in einem verschlüsselten Tresor speichern, der durch ein Master-Passwort geschützt ist, das nur Sie kennen. Es entfällt, dass Sie für jedes Konto und jede Datei ein neues Passwort erstellen und sich merken müssen.

Mit dem Passwort-Manager von Dashlane können Sie Passwörter, sichere Notizen und Dateien sicher mit Kollegen teilen. Das sichere Teilen stellt sicher, dass Ihre Daten mit der stärksten verfügbaren Verschlüsselung geschützt sind, bevor Sie sie online teilen.

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Referenzen

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2. Microsoft Support, „Eine Excel-Datei schützen“.
3. Microsoft Support, „Eine Arbeitsmappe schützen“.
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5. Modano, „Microsoft Excel Training – Different Levels of Protection“.
6. Repair MS Excel, „5 Tricks To Protect Excel Workbook From Editing“.
7. Microsoft Support, „Restrict changes to files in Excel“.
8. OneModel, „Encrypting a Spreadsheet Using Excel“, Mai 2023.
9. Office Watch, „Excel worksheet protection is not encryption“, Mai 2020.
10. Indeed, „How To Encrypt an Excel File (With Steps)“, Juni 2022.
11. IONOS, „How to make an Excel file read only: step-by-step guide“, Juli 2022.
12. Coeffizient, „How to Password Protect Google Sheets“, Mai 2023.
13. Dashlane, „Ein Blick auf Passwortintegritätsbewertungen in der ganzen Welt im Jahr 2022“, 2022.
14. Kiteworks, „Everything You Need to Know About AES-256 Encryption.“
15. Dashlane, „No Shortcuts: Why a Culture of Security is So Important“, Januar 2023.
16. Dashlane, „Best Way to Save Passwords at Home or Work“, September 2022.
17. Dashlane, „What Is a Good Password? 5 Tips for Increasing Password Strength“, November 2022.
18. Dashlane, „What Is Password Sharing & When Should I Use It“, Februar 2023.
19. Microsoft, „Encryption“, März 2023.
20. Microsoft, „Protection and security in Excel.“