Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen eines erfolgreichen Offsite-Meetings von Dashlane-Mitarbeitern
Im April ist das Kundensupport- und Service-Team von Dashlane zu einem dreitägigen Offsite-Meeting in Lissabon, Portugal, zusammengekommen. Das Ziel: Unsere im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter aus drei Ländern an einem Ort zusammenzubringen, um ein Ideen-Brainstorming zu veranstalten und einander besser kennenzulernen. Einige Teammitglieder sind von weit her angereist, um dabei sein zu können, während andere sich von ihrem Homeoffice aus an der ausgelassenen Stimmung erfreut haben.
Auf dem Programm standen u. a. folgende Punkte:
- Ideengenerierung für unsere Lern- und Weiterbildungsprogramme auf Unmengen von im gesamten Raum verteiltem Butterbrotpapier
- Anlegen von Schutzanzügen, um in einer idyllischen Umgebung Dashlane-Avenger-Graffitikunst zu produzieren
- Würdigung des Einsatzes und der Verantwortungsbereitschaft unserer Kundensupport-Mitarbeiter, während diese ihre Projekte im „All Hands“-Meeting vorgestellt haben
- Austausch von Wissen und Ideen und andere gemeinschaftliche Aktivitäten, die zum Entstehen von Freundschaften beigetragen haben
Wir haben zahlreiche Pläne für die Arbeit des Kundensupport- und Service-Teams im kommenden Jahr und darüber hinaus geschmiedet und gleichzeitig den Teamzusammenhalt gefestigt, um unsere Kunden noch besser unterstützen zu können.
Persönliche Gespräche in Echtzeit
Während des gesamten Events haben wir die Erfahrung, gemeinsam etwas auf die Beine zu stellen und einfach dazuzugehören, sehr genossen. Unsere tiefe Wertschätzung gegenüber unseren Kollegen ist dadurch weiter gewachsen. Für eine kurze Zeit konnten wir die Schwierigkeiten der Pandemie vergessen, während wir persönliche Beziehungen geknüpft und unsere Batterien wieder aufgeladen haben. Da unsere Teams die Zusammenarbeit aus der Ferne gewohnt waren, hat der persönliche Kontakt uns den Menschen hinter dem Bildschirm näher gebracht, indem wir aus erster Hand erfahren haben, wie albern, laut, engagiert und fröhlich unsere Kollegen in natura sein können. Trotz der überaus positiven Erfahrung werden wir unsere regulären Arbeitstage wohl weiterhin an verschiedenen Orten verbringen. Was wir uns für die Zukunft aber definitiv wünschen, sind regelmäßig anberaumte Treffen.
Bei gemeinsamen Gesprächen während des Abendessens oder zwischen verschiedenen Programmpunkten haben wir Kontakte geknüpft, die eine gute Basis für künftige gemeinschaftliche Projekte bieten. Wir haben festgestellt, welche unserer Kollegen für Teamwork prädestiniert sind, wer im Brainstorming Spitze ist und wer uns zuverlässig die Aspekte aufzeigt, die von anderen noch nicht berücksichtigt wurden. Allen war daran gelegen, einen persönlichen Beitrag zu leisten und einander in dem, worin wir besonders gut sind, zu unterstützen. Das Gemeinschaftsgefühl war einfach großartig.
Begeisterung für Team und Unternehmen
Eines stand auch nach mehreren Tagen weiterhin fest: Wir alle haben uns in Gesellschaft der anderen Teammitglieder überaus wohlgefühlt! Wir haben einander voller Stolz erzählt, wie gut uns unsere Arbeit gefällt, dass wir das große Los gezogen haben und zufriedener kaum sein könnten. Dabei war ein immer wiederkehrendes Gesprächsthema, wie großartig die Mitarbeiter bei Dashlane sind.
„Ich habe das Gefühl, hier wirklich meine Leute gefunden zu haben. Alle hier sind einfach einzigartig und etwas ganz Besonderes. Wir freuen uns alle über das, was wir bereits erreicht haben, arbeiten begeistert an unseren aktuellen Projekten und blicken gespannt in die gemeinsame Zukunft. Alle sind freundlich, zuvorkommend und ehrlich an dem interessiert, was ihr Gegenüber zu sagen hat. Ich fühle mich respektiert, beachtet, ermutigt und dazu in die Lage versetzt, Großes zu leisten. Dashlane ist ein Ort, an dem ein perfektes Zusammenspiel aus Bescheidenheit und Spitzenleistung herrscht.“
„Es war großartig, die Begeisterung des Teams in Bezug auf die anstehenden Änderungen an unserem Produkt und Geschäft aus erster Hand erleben zu dürfen. Zu wissen, dass unser Feedback gehört wird, und zu sehen, wie dies in die Praxis umgesetzt wird, ist das, was mir an der Arbeit hier mit Abstand am besten gefällt. Wir haben während des Offsite-Meetings Gelegenheit erhalten, Beziehungen zueinander aufzubauen und zu intensivieren, an interessanten Aktivitäten und Brainstorming-Sitzungen teilzunehmen – und natürlich viel zu essen! Ich freue mich darauf, das Team demnächst wiederzusehen, da ich einen positiven Effekt bemerkt habe, nachdem ich mit eigenen Augen ansehen durfte, wie motiviert unsere Kollegen waren und was für großartige Ideen sie zur weiteren Verbesserung von Dashlane haben.“
„Es war die perfekte Mischung aus arbeitsorientierter Zusammenarbeit und Zeit für zwangloses Kennenlernen.“
Was gut geklappt hat
Die Kultur unseres Teams inspiriert uns und wir können es kaum abwarten, bis sich die nächste Gelegenheit für ein Treffen ergibt.
Höhepunkte: Wachstum, Begeisterung und Lernen
Offsite-Meetings beinhalten häufig zahlreiche Folienpräsentationen, Referenten und eifriges Anfertigen von Notizen. Wir sind in der glücklichen Situation, Führungskräfte zu haben, die ein durch Aktivitäten geprägtes Offsite-Meeting wollten, sowie ein Team, das Freude daran hat, aktiv zu sein, miteinander in kameradschaftlichen Wettbewerb zu treten, Ideen zusammenzutragen, sich gegenseitig anzufeuern und zu beglückwünschen oder auch mal für einen Witz zu unterbrechen und spontan eigene Ideen zu präsentieren. Besonders viel Freude hatten wir daran, das Gelächter, Klatschen und den Trubel, die während der Content-Design-System-Aktivität den Raum erfüllten, live miterleben zu dürfen. Es wurden Fragen gestellt und Preise gewonnen — Lernen vom Feinsten.
In unserer ersten Sitzung haben wir die Erfolge und die Weiterentwicklung des Teams während der letzten drei Jahre herausgestellt. Wir haben darüber gesprochen, welche Trends wir während dieser Zeit bei den Kundeninteraktionen mit unserem Unternehmen festgestellt haben — von bevorzugten Kanälen über Volumen bis hin zur Art der Anfragen.
Wir haben uns angesehen, wie unser Team sich weiterentwickelt und angepasst hat, um den Anforderungen unserer Kunden und unseres Unternehmens gerecht zu werden. Insbesondere ist unser Team zwischenzeitlich auf die doppelte Größe angewachsen, wird durch neue Experten verstärkt und hat sich umfassenderes Wissen darüber, welche Fähigkeiten in welcher Rolle zum Erfolg führen, zunutze gemacht.
Unser Team war dazu eingeladen, sich im Rahmen eines kreativen gemeinschaftlichen Formats mit der Bezeichnung „World Café“ Gedanken zu den Anforderungen in den Bereichen Lernen und Weiterbildung zu machen. In kleinen Gruppen haben wir Ideen gesammelt und besprochen und farbenfrohe Notizen auf Unmengen von Butterbrotpapier angefertigt. Wir haben im Detail festgehalten, was gut funktioniert und in welchen Bereichen wir uns noch verbessern können, um unser solides Team von leidenschaftlichen Experten weiter auszubauen. Nach zahlreichen Haftnotizen und einzigartigen Zeichnungen stand das Ergebnis fest: Unser Team ist äußerst wissbegierig! Wir wünschen uns mehr Praxis und „Dogfooding“ (Nutzung unserer eigenen Produkte), ansprechende E-Learning-Möglichkeiten, Präsenzsitzungen und Gelegenheiten zur Förderung des Teamzusammenhalts wie dieses Offsite-Meeting. Wir alle wünschen uns eine maßgeschneiderte, geführte Lernerfahrung mit ausreichend Zeit, das Gelernte zu integrieren und zu absorbieren, damit „alle am gleichen Strang ziehen können“.
Ehrung unserer Kundensupport-Mitarbeiter
Unsere Support-Mitarbeiter haben gemeinsame Zeit damit verbracht, zu lernen, wie sie die Kundenerfahrung weiter verbessern können. Dabei ging es auch darum, wie unsere Kunden uns besser erreichen können und wie ihr Feedback zu Veränderungen beitragen kann. Die Mitarbeiter haben an einer „Sad/Mad/Glad“-Übung (Traurig/Verärgert/Zufrieden) teilgenommen und ihre Antworten stimmten mit dem Feedback, das wir von unseren Kunden erwarten, überein – der beste Beweis dafür, wie gut sie auf die Kundenbedürfnisse eingestimmt sind. Wir haben unsere Mitarbeiter geehrt, indem wir Kommentare von Kunden in Bewertungen vorgelesen und geraten haben, wer den beschriebenen großartigen Support geleistet hat. Diese Aktivität wurde von herzlichem Applaus und Gejohle begleitet!
Das Kundensupport-Team ist stets auf der Suche nach Möglichkeiten, den von uns geleisteten Support weiter zu verbessern. Eine Gruppe von Mitarbeitern hat das Screenshot Sharing Project präsentiert, das positiv aufgenommen wurde. Ziel dabei war es, dem Support-Team die visuellen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es benötigt, um unseren Kunden bestmöglich weiterzuhelfen. Die betreffenden Mitarbeiter haben für die Bearbeitung von Tickets und Chats eine Bibliothek mit Kundensupport-Abbildungen auf einem gemeinsamen Laufwerk eingerichtet, damit alle Mitarbeiter — die möglicherweise nicht über alle Plattformen verfügen, die unsere Kunden verwenden — zu Referenzzwecken auf hochwertige Screenshots und GIFs zugreifen können.
Ein besonderes Dankeschön gilt den 15 großartigen Freiwilligen, die uns bei der Bearbeitung von 118 Support-Tickets unterstützt haben, während sich die Support-Mitarbeiter abgemeldet haben, um unser Offsite-Meeting gebührend zu genießen. Das Feedback der freiwilligen Support-Mitarbeiter war sehr positiv und bot Mitgliedern aus anderen Teams Gelegenheit, von unseren Kunden zu lernen. Dashlane-Mitarbeiter waren, als Hilfe benötigt wurde, sofort zur Stelle … ganz im Avenger-Stil.
Was wir in Zukunft anders machen wollen
Den Erfolg unseres Offsite-Meetings verdanken wir dem Einsatz zahlreicher Teammitglieder. Wir haben jedoch erkannt, dass es Möglichkeiten gibt, das nächste Treffen durch umfangreichere Planung noch besser zu gestalten. Hier die drei zentralen Erkenntnisse, die wir aus diesem Meeting mitgenommen haben:
1. Vorbereitung und Informationsgewinnung intensivieren
In Bezug auf zukünftige Offsite-Meetings müssen wir die Pläne für die einzelnen Tage weit im Voraus kommunizieren und noch mehr Einzelheiten angeben.
- In einer Liste aufführen, was zu erwarten ist, damit das Team frühzeitig Feedback geben kann
- Ein detailliertes Programm bereitstellen, Angaben zur Art der Durchführung von Sitzungen machen, Möglichkeiten zur Vorbereitung nennen und um Meinungen bitten
- Mehr Zeit für Meetings wie das „All Hands“ einräumen, damit alle Teilnehmer ausreichend Zeit für ihre Präsentationen haben und nicht unter Zeitdruck stehen
2. Mehr Zeit für Geselligkeit und Reflexion einplanen
Unser Team hat sich auf den vollgepackten Terminplan konzentriert, aber das Tempo wurde nach dem Mittagessen relativ anstrengend. Außerdem benötigten wir Zeit, um alle Sitzungen und Aktivitäten zu einem Gesamtbild zusammenzufügen.
- Mehr Freizeit für geselliges Zusammensein mit den Menschen, mit denen wir fast täglich über Zoom kommuniziert haben, einplanen
- Mehr Bürozeit mit offenen Zeiträumen ermöglichen, um sich in kleineren Gruppen zu treffen oder Projekte zu besprechen
- Mehr Zeit zum Nachdenken über die Ereignisse des Tages einplanen
- Die Brainstorming-Aktivitäten zusammenfassen und die Ergebnisse dem Team präsentieren
- Eine längere Sitzung zum Ende des Offsite-Meetings hinzufügen, um uns zu organisieren und in Bezug auf wichtige erforderliche Maßnahmen abzustimmen
3. Vorbereitungen für alle treffen und das Unerwartete mit einkalkulieren
Wir können Personen, die virtuell teilnehmen müssen, besser entgegenkommen, damit sie sich wohl und einbezogen fühlen. Außerdem benötigen wir einen Plan für unerwartete technische Probleme, Aktivitäten, die die vorgesehene Zeit überschreiten, und möglichen Ersatz für den Fall, dass ein Referent ausfällt.
Bis zum nächsten Mal
Als wir uns am letzten Tag zum Abschied in den Armen lagen, wurde uns ganz wehmütig bei dem Gedanken, all diese wunderbaren Menschen zurückzulassen. Die vielen Notizen, Miro-Boards und Bilder werden uns jedoch stets an all die Kollegen, Pläne und Möglichkeiten erinnern, bis wir uns beim nächsten Offsite-Meeting wiedersehen. Können wir den Tag bitte schon jetzt im Kalender markieren?
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