So schützen Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Passwort

Dateien im Portable Document Format (PDF) erfreuen sich großer Beliebtheit, da Sie damit Papierdokumente in ein praktisches digitales Format scannen oder fast jeden anderen Dateityp in eine kleinere Dateigröße konvertieren können. Da Sie die Kontrolle über die Druck-, Bearbeitungs- und Anzeigerechte für diese Dateien behalten möchten, ist es wichtig, zu lernen, wie Sie eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen.

Warum sollten Sie Ihre PDF-Dateien schützen?

Die Vielseitigkeit von PDF-Dateien macht sie zu einer logischen Option für Verträge, Vereinbarungen und Berichte, die Unterschriften von einer oder mehreren Parteien erfordern. PDF-Dateien werden auch häufig von Unternehmen verwendet, wenn sie CAD-Zeichnungen und andere Arten von geistigem Eigentum (IP) in ein benutzerfreundlicheres Format konvertieren. Bei so vielen verfügbaren Anwendungen sollten Sie PDF-Dateien mit einem Passwort schützen, um:

• Den Zugriff auf sie zu beschränken. Ein häufiger Grund zum Schutz von PDF-Dateien ist es, zu beschränken, wer Zugriff auf die Dateien hat. Das ist sehr wichtig für rechtlich verbindliche, unterzeichnete Dokumente, die nur mit autorisierten Personen geteilt werden sollten. Ein Passwortschutz verhindert auch, dass Mitarbeiter eingeschränkte Dateien, die sensible Unternehmensdaten enthalten, anzeigen oder teilen.
• Zu verhindern, dass sie verändert werden. Softwareanwendungen wie Adobe Acrobat ermöglichen es Benutzern, PDF-Dateien einfach zu ändern und sogar Text zu ändern, der ursprünglich handgeschrieben wurde. Das wird zu einem großen Problem, wenn ein elektronisches Dokument unterzeichnet wurde und die Unterzeichner von später vorgenommenen Änderungen nicht wissen (oder ihnen nicht zustimmen). PDF-Passwortschutz ist der beste Weg, um zu gewährleisten, dass die Integrität des Originaldokuments intakt bleibt. Wenn Sie Änderungen an einer PDF-Datei vornehmen müssen, hilft Ihnen der Passwortschutz auch dabei, zu verfolgen, wer die Datei aktualisiert hat und wann.
• Um geistiges Eigentum (IP) zu schützen. PDF-Dateien werden häufig verwendet, um Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum (IP) innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu teilen. Wenn Sie zum Anzeigen oder Drucken des Dokuments ein Passwort benötigen, wird die unbefugte Verwendung oder Verteilung von vertraulichen Daten verhindert. Andere Dokumente mit sensiblen Daten wie Zeichnungen, Designdateien, Forschungsdaten, Finanzberichte, rechtliche Dokumente und Personaldateien können auch sensible Daten enthalten, die sich sicherer verteilen lassen, wenn Sie zuvor ein Passwort in eine PDF-Datei setzen.
• Um Branchenvorschriften zu erfüllen. Viele Branchen müssen den staatlichen Vorschriften in Bezug auf Datenschutz, Vertraulichkeit und die Handhabung von Patienten- oder Kundendaten entsprechen. Die Gesundheitsbranche unterliegt beispielsweise den HIPAA-Regulierungen, die medizinische Unterlagen schützen, während das Strafjustizsystem Kontrollen einrichtet, die den Zugriff auf Beweise und andere Gerichtsdokumente beschränken. Der PDF-Passwortschutz spielt eine wichtige Rolle dabei, den Dokumentenzugriff zu schützen, um die Compliance zu gewährleisten.
• Um die Bedrohung durch Datenschutzverletzungen zu reduzieren. Können Sie eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen, um eine Datenschutzverletzung zu verhindern? Der Schutz eines PDF-Dokuments wird eine Sicherheitsverletzung nicht verhindern. Dieser Schutz kann die Auswirkungen von Cyber-Bedrohungen jedoch deutlich reduzieren. Passwortgeschützte Dateien, die bei einer Datenschutzverletzung offengelegt werden, haben für die Angreifer wenig oder keinen Wert. Das Gleiche gilt für Dokumente, die von Insidern versehentlich oder absichtlich durchgesickert wurden. Das Zuweisen von starken und einzigartigen Passwörtern zu PDF-Dateien macht es für Hacker schwierig, auf die Daten darin zuzugreifen.

So schützen Sie eine PDF-Datei mit Adobe Acrobat Pro

Als Mehrzweck-PDF-Verwaltungs- und Bearbeitungsanwendung können Sie mit Adobe Acrobat Pro Seiten neu anordnen, digitale Signaturen hinzufügen und den Text- oder Bildinhalt einer Datei ändern. Natürlich bietet Adobe auch eine bequeme Option zum Schutz einer PDF-Datei mit einem Passwort:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie in Adobe Acrobat Pro mit einem Passwort schützen möchten.
2. Gehen Sie zum Menü „Datei“ und wählen Sie dann „Mit Passwort schützen“ aus dem Menü aus. Sie können auch zum Menü „Extras“ gehen und „PDF schützen“ und dann „Mit Passwort schützen“ auswählen.

3. Es wird ein Dialogfeld geöffnet, das einige Optionen bietet, wie Sie ein Passwort zu PDF-Dateien hinzufügen können. Sie können die Datei mit einem Passwort schützen, indem Sie die Datei entweder mit Anzeige- oder Bearbeitungseinschränkungen schützen.
4. Geben Sie das starke Passwort ein, das Sie der PDF-Datei zuweisen möchten, und geben Sie es dann zur Bestätigung erneut ein. Adobe wird Ihnen sagen, ob Ihr Passwort zu schwach oder zu kurz ist.

5. Wählen Sie „Übernehmen“. Dadurch wird der PDF-Datei ein Passwortschutz zugewiesen, bis Sie ihn deaktivieren.

So schützen Sie eine PDF-Datei mit dem kostenlosen Online-Tool von Adobe

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine PDF-Datei ohne das vollständige Adobe-Softwarepaket sichern, bietet das kostenlose Online-Tool von Adobe eine sichere und bequeme Alternative. Dieses Tool erfordert keine Softwareinstallation oder eine Kontoregistrierung. Passwörter werden mit nur wenigen Klicks zur PDF-Datei hinzugefügt:

1. Gehen Sie zum kostenlosen Online-Tool von Adobe.
2. Wählen Sie die blaue Schaltfläche aus, um die PDF-Datei zu wählen, die Sie schützen möchten, oder ziehen Sie die Datei einfach in den bereitgestellten Bereich.

3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, erstellen Sie ein Passwort und geben Sie dann das Passwort zur Bestätigung erneut ein.

4. Wählen Sie „Passwort festlegen“, um das Passwort mit der PDF-Datei zu verknüpfen.
5. Laden Sie das passwortgeschützte Dokument herunter.

So schützen Sie eine PDF-Datei mit Microsoft Office

Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint umfassen bequeme, integrierte Funktionen, mit denen Sie jeden Microsoft-Dateityp als PDF speichern können. Viele Menschen wissen nicht, dass Sie die PDF-Datei, die Sie gerade erstellt haben, auch mit einem Passwort schützen können, ohne die Microsoft-Anwendung zu verlassen. Hier sind die Schritte, die für Word verwendet werden, obwohl die Schritte für alle Microsoft-Anwendungen fast identisch sind:

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie schützen möchten, und wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Exportieren“.
2. Wählen Sie die Option „PDF-/XPS-Dokument erstellen“.

3. Wenn Sie aufgefordert werden, den Dateinamen auszuwählen, wählen Sie „Optionen“.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dokument mit Passwort verschlüsseln“.

5. Wählen Sie OK aus. Sie werden aufgefordert, ein Passwort zu erstellen und das Passwort zur Bestätigung erneut einzugeben.

6. Wählen Sie „Veröffentlichen“, um den Export des Dokuments und den Passwortschutz gleichzeitig abzuschließen.

So schützen Sie eine PDF-Datei auf einem Mac mit Vorschau

Für Mac-Benutzer gibt es eine einfache Möglichkeit, Dateien mit der Vorschau-App auf dem Mac mit einem Passwort zu schützen. Mit dieser Option können Sie zu jeder PDF-Datei einen Passwortschutz hinzufügen und Berechtigungsstufen festlegen, indem Sie nur die integrierten Funktionen des Mac verwenden.

1. Gehen Sie zur Vorschau-App auf Ihrem Mac und wählen Sie „PDF öffnen“.
2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie schützen möchten, und wählen Sie dann „Exportieren“.

3. Sie können eine ungeschützte Kopie der Datei behalten, indem Sie die Datei unter einem neuen Namen speichern.
4. Wenn Sie aufgefordert werden, die Datei auszuwählen, wählen Sie „Optionen“.
5. Über das Berechtigungsmenü können Sie Ihr Passwort erstellen und auswählen, welche Aktionen, wie z. B. das Drucken oder Anzeigen des Dokuments, ohne Passwort ausgeführt werden können.
6. Sie müssen außerdem im Abschnitt „Besitzerpasswort“ des Berechtigungsmenüs ein Passwort für sich selbst erstellen. Das sollte sich vom Passwort unterscheiden, das andere für den Zugriff auf das Dokument verwenden.
7. Wählen Sie „Übernehmen“ und dann „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen.

Zusätzliche Empfehlungen und Tipps

Wenn Sie beginnen, PDF-Dateien zu sichern, denken Sie daran, dass es einige zusätzliche Schritte gibt, die Sie ergreifen können, um Ihren Dokumentenschutzpraktiken zusätzliche Sicherheitsstufen zu verleihen.

• Verwenden Sie ein starkes Passwort. Das Erstellen eines starken und einzigartigen Passworts für jede PDF-Datei stellt sicher, dass Sie alle Vorteile des Passwortschutzes genießen und Ihre PDF-Dateien im Falle einer Datenschutzverletzung sicher aufbewahren. Ein starkes Passwort ist mindestens 12 Zeichen lang, verwendet eine zufällige Mischung aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern und Symbolen und vermeidet es, personenbezogene Daten wie Ihren Namen oder Ihre Adresse aufzunehmen. Der beste Weg, um starke Passwörter zu erstellen, besteht darin, einen Passwort-Manager zu verwenden, um Ihre Passwörter zu generieren, zu verschlüsseln und zu speichern.
• Wählen Sie das richtige Schutzniveau. Wenn Sie eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen, werden Sie feststellen, dass Sie mit jeder Option das Schutzniveau anpassen können. Die sichersten Schutzstufen erlauben nicht einmal, dass die Datei ohne Passwort geöffnet wird. Weniger strenge Einstellungen ermöglichen es unbefugten Benutzern, die Datei zu öffnen oder zu drucken. Sie sollten auch externe Bedrohungen in Betracht ziehen, wenn Sie Schutzstufen festlegen, da ein Hacker möglicherweise in der Lage ist, Einschränkungen mit sogar eingeschränktem Zugriff zu überwinden.
• Schützen Sie nicht nur das Passwort, verschlüsseln Sie es. Passwörter helfen Ihnen, die Sicherheit von PDF-Dateien zu gewährleisten. Wenn Sie jedoch auch eine PDF-Datei verschlüsseln, verbessert sich das Sicherheitsniveau. Verschlüsselung ist der Prozess, der von Passwort-Managern und anderen Cybersicherheitstools verwendet wird, um Daten in ein nicht erkennbares und unlesbares Format zu verschlüsseln, bevor sie zur sicheren Speicherung in die Cloud gesendet werden. Die PDF-Schutztools von Microsoft und Mac verschlüsseln PDF-Dateien automatisch. Sie können auch Verschlüsselung mit Adobe Acrobat Pro hinzufügen, indem Sie im Menü „Schützen“ „Erweiterte Optionen“ und „Mit Passwort verschlüsseln“ wählen. Sie können Ihre Verschlüsselungspräferenzen während des Passwort-Erstellungsprozesses festlegen.
• Verwenden Sie die sicheren Notizen von Dashlane mit Dateianhang. Mit sicheren Notizen von Dashlane können Sie PDF-Dateien und andere Daten, einschließlich Kontonummern, Wohnungscodes und private Notizen mit bis zu 10.000 Zeichen, sicher speichern. Und alle in Dashlane gespeicherten personenbezogenen Daten, einschließlich sicherer Notizen und Dateien, sind mit der stärksten verfügbaren Verschlüsselung geschützt.

Passwortschutz für PDF-Dateien und mehr

Der Passwortschutz für PDF-Dateien ist Teil einer gut abgerundeten Cybersicherheitsstrategie, die Verschlüsselung und Authentifizierung umfasst, um vertrauliche Daten privat und sicher zu halten. Dashlane-Standardfunktionen umfassen eine Passwortintegritätsbewertung, 2-Faktor-Authentifizierung, Dark-Web-Überwachung und ein sicheres VPN. Diese fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen ergänzen die automatisierte Passwortgenerierung, die sichere Speicherung mit Zero-Knowledge-Architektur und die anpassbaren Autovervollständigungsfunktionen unseres Passwort-Managers.

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Referenzen

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2. Technische Bewertungszentren: „Warum sollte Ihr Unternehmen seine PDFs mit Passwort schützen?“ Februar 2019.
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4. Dashlane, „Was ist Datenschutz und warum ist er wichtig?“, April 2023.
5. Dashlane, „Data Breach or Hack? Know the Difference“ (Datenschutzverletzung oder Hack? Was ist der Unterschied?), Juni 2021.
6. Dashlane, „11 Cyberbedrohungen, die Sie kennen und gegen die Sie sich verteidigen sollten“, April 2023.
7. Adobe, „PDFs mit Passwörtern sichern“, April 2023.
8. Dashlane, „Die 10 besten Passwort-Tipps und Tricks zum Schutz“, Februar 2023.
9. Adobe, „Eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen“, 2023.
10. Dashlane, „Die 10 häufigsten Passwörter (Ist Ihres auf der Liste?)“, September 2022.
11. Pureinfotech, „So schützen Sie PDF-Dokumente in Microsoft Word mit einem Passwort“, März 2023.
12. Dashlane, „Was ist Verschlüsselung?“, März 2019.
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14. Dashlane, „Halten Sie mit dem Passwortgenerator von Dashlane Hacks stand“, 2023.
15. Adobe, „Wie sicher sind PDF-Passwörter?“
16. Dashlane, „Sichere Notizen in Dashlane hinzufügen und verwalten“, 2023.
17. Dashlane, „A Deep Dive into Dashlane’s Zero-Knowledge Security“, (Details zum Zero-Knowledge-Sicherheitsansatz von Dashlane), 2023.
18. Dashlane, „Kennen Sie diese 6 Grundlagen der Cybersicherheit?“, Juni 2022.
19. Dashlane, „Passwort-Playbook für Gesundheitsdienstleister“.
20. Dashlane, „Alles, was Sie über Ihre Passwortintegritätsbewertung wissen müssen“.
21. Dashlane, „Kinderleichte 2FA mit Dashlane“, Juni 2022.
22. Dashlane, „So bringen Sie Licht ins Dark Web“, Juni 2022.
23. Dashlane, „Warum brauchen Sie ein VPN? Don’t Miss These 3 Key Benefits“, Dezember 2022.