Cómo nuestros equipos de productos e ingeniería planifican el futuro en Dashlane
La planificación del trabajo de los equipos de productos e ingeniería siempre es complicada. Hay tantas formas de hacerlo como empresas, y depende de la cultura, la historia, los estilos de liderazgo y el tipo de producto.
Por un lado, se desea suficiente previsibilidad para que la organización pueda funcionar con cierto nivel de consistencia y anticipación. Por otro, no se debe exagerar haciendo estimaciones anticipadas ni hacer falsas precisiones, es decir, cuando planificar lleva más tiempo que hacer las cosas.
Comencemos hablando de las nociones del tiempo, que son el núcleo de la planificación.
Nociones del tiempo
El tiempo es un componente clave para cualquier empresa, en especial para empresas emergentes y aquellas que aún no son rentables. Es un recurso limitado y una restricción en el desarrollo de productos. Es un concepto que puede ser beneficioso o perjudicial, dependiendo de cómo se use. Después de todo, ganar en un mercado competitivo es una carrera. Sin embargo, el tiempo no es un concepto fijo y único. Su significado y comprensión varían mucho, y existe lo que se llama la elasticidad del tiempo.
Las diferentes realidades del tiempo
En el triángulo de la administración de proyectos, el tiempo suele aparecer como una de las restricciones.
Los proyectos de desarrollo de software son un reto porque hay que encontrar el equilibrio adecuado entre:
- Alcance: qué se debe crear
- Calendario: para cuándo debe crearse (restricción temporal)
- Recursos: cuánto cuesta
En el centro está la calidad, que es una restricción porque solamente se querrá producir trabajos con el nivel de calidad adecuado.
Capas de plazos
En el nivel de la empresa hay que tener en cuenta diferentes tipos de plazos e hitos. Por ejemplo:
- Hitos de presupuesto: se calcula cuándo sucederán cosas para modelar los ingresos (como la entrega de nuevas funciones que generarán ingresos) y los gastos (como cuando llegarán nuevos empleados).
- Momentos de marketing: para destacar una nueva mejora de producto ante la prensa o coordinar una campaña, hay que identificar fechas. Deben ser fechas fijas, ya que implican a terceros y también implican planificación y coordinación avanzadas.
- Cumplimiento normativo: es posible que haya que cumplir regulaciones externas, como la renovación de SOC2.
- Plazos internos del equipo: esto está relacionado con la hoja de ruta definida por un equipo y el momento en que esperan entregar cambios en el producto. La comunicación y la alineación con las partes interesadas del equipo son piezas fundamentales.
Mapas de ruta y líneas temporales
En cualquier actividad relacionada con la entrega, es bueno estimar cuánto tiempo durarán las actividades y organizar los diferentes pasos mediante una hoja de ruta, una línea de tiempo o un plan de proyecto.
Las hojas de ruta ayudan al equipo a secuenciar el esfuerzo y a comprender cuándo esperan enviar entregas clave. Ofrece un sentido de responsabilidad y ayuda a coordinar y comunicarse en toda la organización.
Estimar el trabajo es un ejercicio complicado, por lo que hay que tener en cuenta los límites del ejercicio. Adapte la precisión y el tiempo empleado usando estimaciones en función del nivel de incógnitas del proyecto. Comience con estimaciones y hojas de ruta de alto nivel al principio (en esta etapa basta con saber la talla de la camiseta). Luego, a medida que avance, use estimaciones y hojas de ruta cada vez más precisas.
Desea trabajar en pequeños incrementos porque así se reduce el riesgo, se genera valor cada vez más rápido y se hace más fácil crear hojas de ruta sin estimar con demasiada antelación ni con falsa precisión.
Usar el tiempo como fuerza motriz positiva
A menudo vemos el tiempo como una restricción que se nos impone. Hablamos de «presión de tiempo» y «plazos imposibles», pero como el tiempo es una realidad con la que hay que vivir, ¿cómo se puede ajustar la mentalidad y, en cambio, ver el tiempo como una fuerza positiva que ayuda a lograr cosas mayores? ¿Cómo se puede cambiar esa presión en energía positiva? Para hacer algo nunca tendremos tanto tiempo como nos gustaría. Por lo tanto, trabajemos con esa asunción para aprovechar resultados más proactivos y realistas.
Use el tiempo como estimulador. Todos sabemos lo emocionante que es llegar al momento en que sucede: el gran momento para el que todos hemos trabajado, cuando las estrellas se alinean y entregamos con éxito según todos los planes. Se debe usar la adrenalina y el estímulo psicológico inducidos por esos momentos para generar una fuerza motriz positiva para el equipo. Cuando se entra en una cadencia regular de dichos momentos, el ciclo para los equipos es un ciclo virtuoso. También requiere que los equipos inviertan en su propia promoción interna, lo que ayuda a crear el compromiso tanto del equipo como del resto de la organización.
Trabajar en plazos ajustados no es fácil, pero tampoco nos queda otra opción. El tiempo se puede usar como fuerza positiva que nos ayuda a todos a lograr más con un control de propiedad más fuerte. Nos obliga a ser proactivos sobre cómo administramos el tiempo y nos obliga a comunicarnos aún mejor para asegurarnos de que todos comprendamos los mismos plazos, fechas de entrega y restricciones.
La planificación en Dashlane
Ahora, veamos cómo manejamos la planificación hoy en día en Dashlane. Se trata de una práctica viva. Ayer fue diferente y con el tiempo seguirá evolucionando.
He aquí un desglose de cómo pensamos sobre la hoja de ruta.
Trimestre N+2: «Temas»
Al mirar dos trimestres en el futuro, nuestro objetivo es ofrecer visibilidad a la organización. Queremos dibujar los trazos generales de los temas en los que tenemos la intención de centrarnos en un plazo de 3 a 6 meses. Lo que importa es ofrecer visibilidad. No buscamos planes precisos y certeros en esta etapa.
Nuestros temas son planes direccionales basados en nuestro deseo de resolver ciertos problemas de los clientes y abordar las oportunidades identificadas impulsadas por nuestros objetivos y estrategia. En este punto del proceso tenemos poca confianza en una solución concreta, ya que aún no hemos realizado el trabajo de descubrimiento necesario.
Los equipos deben tener un plan para aumentar su confianza de forma progresiva. Si el objetivo debe cambiar, hay que comunicarlo o validarlo correctamente, en función de la criticidad de la iniciativa. Es importante en esta etapa sentirse cómodo invalidando y cancelando ideas si el descubrimiento da como resultado un alto nivel de riesgo de viabilidad, posibilidad o usabilidad.
Hemos visto resultados positivos al usar la combinación de una herramienta de hoja de ruta interna y un portal de clientes (usamos ProductBoard) para visualizar mejor el ciclo de vida del producto de forma interna y comunicar las próximas funciones a los clientes de forma externa.
Siguiente trimestre: «Hoja de ruta»
Planear el siguiente trimestre de trabajo es esencial para generar en toda la organización confianza en la capacidad de los equipos de productos e ingeniería para entregar el producto.
En esta etapa, las expectativas para los equipos son las siguientes:
- Los equipos deben aspirar a un 80 % de confianza en el resultado en función del descubrimiento continuo anterior (producto, diseño, técnico, etc.).
- Las soluciones no tienen por qué estar completamente definidas. El alcance aún puede cambiar.
- Los resultados probablemente se retrasen más y requieran plazos mayores para observarlos.
- Otras partes interesadas de Dashlane usarán las hojas de ruta y líneas de tiempo (marketing, asistencia al cliente, ventas, etc.) para coordinar y planificar su trabajo.
- Realizamos una sesión de planificación trimestral para revisar y aprobar los planes y hojas de ruta del equipo para el próximo trimestre.
- Nos esforzamos por respetar las fechas y ajustar el alcance, pero no la calidad (tanto técnica como de experiencia de usuario).
- Si no se puede cumplir con la fecha a pesar de nuestros esfuerzos, hace falta una comunicación y negociación adecuadas y continuas con las partes interesadas para cambiar dicha fecha.
Compromisos de alta integridad
A veces, a los equipos se les imponen compromisos de partes interesadas externas, ya sea por las demandas del mercado, los requisitos regulatorios o las oportunidades de productos que simplemente no podemos perdernos. A veces estos compromisos se denominan compromisos de alta integridad.
La forma en que los administramos es la siguiente:
- Intentamos tener un número limitado de compromisos externos cada trimestre: de 2 a 5 como máximo.
- Realizarlos en la fecha dada es fundamental para esos compromisos.
- Necesitamos una supervisión específica por parte de socios de liderazgo y de funciones cruzadas para obtener el nivel de comunicación y colaboración adecuado. Esto puede revestir varias formas, por ejemplo, un comité de dirección dedicado.
Trimestre actual: «Ejecución»
Por último, veamos el trimestre actual, en el que los equipos ejecutan sus planes. De vuelta a nuestra noción del tiempo, aquí es donde es importante dividir las iniciativas en incrementos.
Queremos ejecutar en incrementos:
- Diseñamos segmentos de incrementos de 2 semanas de iniciativas que sería ideal sumar hasta un máximo de 6 semanas.
- Nuestro objetivo es ofrecer valor utilizable para el cliente al final de cada incremento.
- La aspiración es una previsibilidad del 100 %.
- La calidad no es negociable. El alcance es la variable.
- Realizamos chequeos semanales para supervisar la ejecución y eliminar obstáculos.
En paralelo, ejecutamos iniciativas de descubrimiento continuo, que:
- Incluyen iniciativas de descubrimiento de problemas y descubrimientos de soluciones, como investigación de usuarios, diseño, productos y picos técnicos.
- Se realizan para anticipar el trabajo futuro y aumentar la confianza de forma continua.
Al juntarlo todo se puede encontrar el panorama general en esta diapositiva de Google.
Esta es una breve descripción de cómo planificamos el trabajo de los productos en Dashlane. Seguimos iterando en este proceso de la misma forma que iteramos en nuestro producto para adaptarnos continuamente a nuestras necesidades empresariales cambiantes y seguir elevando el listón. Espero que esto haya sido interesante y una inspiración para los demás.
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