Cómo proteger con contraseñas sus archivos PDF

Los archivos de formato de documentos portátiles (PDF, por sus siglas en inglés) son extremadamente populares porque le permiten escanear documentos en papel en un cómodo formato digital o convertir casi cualquier otro tipo de archivo en un tamaño de archivo más pequeño. Como desea mantener el control de los derechos de impresión, edición y visualización de estos archivos, es importante que aprenda a proteger con contraseña un PDF.

¿Por qué proteger sus archivos PDF?

La versatilidad de los archivos PDF los convierte en una opción lógica para contratos, acuerdos e informes que requieren firmas de una o más partes. Los PDF también son comúnmente usados por las empresas cuando convierten dibujos CAD y otros tipos de propiedad intelectual (IP) en un formato más fácil de usar. Con tantas aplicaciones disponibles, debe proteger con contraseñas los archivos PDF para:

• Limitar el acceso a ellos. Una razón común para proteger los archivos PDF es limitar quién tiene acceso a los archivos. Esto se vuelve muy importante para los documentos firmados legalmente vinculantes que solo deben compartirse con personas autorizadas. La protección con contraseñas también evita que los empleados vean o compartan archivos restringidos que contienen información confidencial de la compañía.
• Evitar que se alteren. Las aplicaciones de software como Adobe Acrobat permiten a los usuarios modificar archivos PDF fácilmente e incluso alterar texto que originalmente estaba escrito a mano. Esto se convierte en una gran preocupación si se ha firmado un documento electrónico y los firmantes no tienen conocimiento de los cambios realizados más adelante (o no están de acuerdo). La protección con contraseñas de PDF es la mejor forma de garantizar que el documento original se mantenga intacto. Cuando necesita realizar cambios en un archivo PDF, la protección con contraseña también le ayuda a rastrear quién actualizó el archivo y cuándo.
• Proteger la propiedad intelectual (IP). Los archivos PDF a menudo se usan para compartir secretos comerciales y propiedad intelectual (IP) dentro y fuera de las paredes de la compañía. Requerir una contraseña para ver o imprimir el documento evitará el uso o la distribución no autorizados de información confidencial. Otros documentos con información confidencial, como dibujos, archivos de diseño, datos de investigación, informes financieros, documentos legales y archivos de personal, también pueden contener información confidencial que se puede distribuir de forma más segura si coloca una contraseña en un PDF de antemano.
• Cumplir con las regulaciones del sector. Muchas industrias deben cumplir con las regulaciones gubernamentales sobre la privacidad de datos, la confidencialidad y el manejo de la información de pacientes o clientes. Por ejemplo, el sector de la salud está sujeto a las regulaciones de la HIPAA que protegen los registros médicos, mientras que el sistema de justicia penal establece controles que limitan el acceso a las pruebas y otros documentos judiciales. La protección con contraseña de PDF desempeña un papel importante en la protección del acceso a los documentos para mantener el cumplimiento.
• Reducir la amenaza de una violación de datos. ¿Puede proteger con contraseña un PDF para evitar una violación de datos? Proteger un documento PDF no evitará una violación, pero esa protección puede reducir significativamente el impacto de las amenazas cibernéticas. Los archivos protegidos con contraseñas expuestos en una violación de datos tendrán poco o ningún valor para los atacantes. Lo mismo se aplica a los documentos filtrados por expertos de forma errónea o deliberada. Asignar contraseñas seguras y únicas a los archivos PDF hace que sea difícil para los piratas informáticos acceder a la información que contienen en ellos.

Cómo proteger un PDF con Adobe Acrobat Pro

Como aplicación de administración y edición de PDF multipropósito, Adobe Acrobat Pro le permite reorganizar páginas, agregar firmas digitales y cambiar el contenido de texto o imagen de un archivo. Naturalmente, Adobe también ofrece una opción cómoda para proteger con contraseña un archivo PDF:

1. Abra el archivo PDF que desea proteger con contraseña en Adobe Acrobat Pro.
2. Vaya al menú Archivo y luego seleccione Proteger usando contraseña en el menú. También puede ir al menú Herramientas y seleccionar Proteger un PDF y luego Proteger usando contraseña.

3. Se abrirá un cuadro de diálogo que ofrece algunas opciones sobre cómo agregar una contraseña a los archivos PDF. Puede elegir proteger con contraseña el archivo con restricciones de visualización o edición.
4. Escriba la contraseña segura que desea asignar al archivo PDF y luego vuelva a escribirla para confirmar. Adobe le dirá si su contraseña es demasiado débil o demasiado corta.

5. Seleccione Aplicar. Esto asignará protección con contraseña al archivo PDF hasta que lo desactive.

Cómo proteger un PDF con la herramienta en línea gratuita de Adobe

Si se pregunta cómo proteger un PDF sin el paquete completo de software de Adobe, la herramienta en línea gratuita de Adobe ofrece una alternativa segura y cómoda. Esta herramienta no requiere instalación de software ni registro de cuenta. Las contraseñas se agregan al archivo PDF con solo unos pocos clics del ratón:

1. Navegue hasta la herramienta en línea gratuita de Adobe.
2. Seleccione el botón azul para elegir el archivo PDF que desea proteger o simplemente arrastre el archivo al espacio proporcionado.

3. Cuando se le indique, cree una contraseña y luego vuelva a escribir la contraseña para confirmar.

4. Seleccione Establecer contraseña para vincular la contraseña con el archivo PDF.
5. Descargue el documento protegido con contraseña.

Cómo proteger un PDF usando Microsoft Office

Las aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, incluyen funciones prácticas e integradas que le permiten guardar cualquier tipo de archivo de Microsoft como un PDF. Muchas personas no se dan cuenta de que también puede proteger con contraseña el archivo PDF que acaba de crear sin abandonar la aplicación de Microsoft. Estos son los pasos que se usan para Word, aunque los pasos son casi idénticos para todas las aplicaciones de Microsoft:     

1. Abra el archivo que desea proteger y seleccione Exportar en el menú Archivo.
2. Seleccione la opción Crear documento PDF/XPS.

3. Cuando se le pida que elija el nombre de archivo, seleccione Opciones.
4. Marque la casilla que dice «Encriptar el documento con una contraseña».

5. Seleccione Aceptar. Se le pedirá que cree una contraseña y vuelva a escribir la contraseña para confirmar.

6. Seleccione Publicar para completar los procesos de exportación de documentos y protección con contraseña simultáneamente.

Cómo proteger un PDF en un Mac usando Vista previa

Para los usuarios de Mac, hay una forma fácil de proteger los archivos con contraseña usando la aplicación de Vista previa en Mac. Esta opción le permite agregar protección con contraseña a cualquier archivo PDF y establecer niveles de permisos usando solo las funciones integradas del Mac.

1. Vaya a la aplicación de Vista previa en su Mac y seleccione Abrir PDF.
2. Elija el archivo que desea proteger y luego seleccione Exportar.

3. Puede conservar una copia no protegida del archivo guardando el archivo con un nuevo nombre.
4. Cuando se le pida que elija el nombre de archivo, seleccione Opciones.
5. Desde el menú de permisos puede crear su contraseña y seleccionar qué acciones, como imprimir o ver el documento, se pueden realizar sin una contraseña.
6. También debe crear una contraseña para usted mismo en la sección Contraseña del propietario del menú de permisos. Esta debe ser diferente de la contraseña que otros usarán para acceder al documento.
7. Seleccione Aplicar y luego Guardar para completar el proceso.

Recomendaciones y consejos adicionales

A medida que comience a proteger los archivos PDF, tenga en cuenta que hay algunos pasos adicionales que puede seguir para agregar capas de seguridad a sus prácticas de protección de documentos.   

• Usar una contraseña fuerte. Crear una contraseña segura y única para cada archivo PDF le garantizará que disfrute de todas las ventajas de la protección con contraseña y mantendrá sus archivos PDF seguros en caso de violación de datos. Una contraseña segura tiene al menos 12 caracteres de longitud, una mezcla aleatoria de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, y evita incluir información personal como su nombre o dirección. La mejor forma de crear contraseñas seguras es usar un administrador de contraseñas para generar sus contraseñas, así como encriptarlas y almacenarlas.
• Elija el nivel de protección adecuado. Cuando protege con contraseña un PDF, notará que cada opción le permite personalizar el nivel de protección. Los niveles de protección más seguros ni siquiera permitirán abrir el archivo sin una contraseña. Opciones menos estrictas permitirán a usuarios no autorizados abrir o imprimir el archivo. También debe tener en cuenta las amenazas externas cuando establezca niveles de protección, ya que un pirata informático podría anular las restricciones incluso con un acceso limitado.   
• No se limite a proteger con contraseña, encripte. Las contraseñas le ayudan a mantener los archivos PDF seguros, pero cuando también encripta un archivo PDF, el nivel de seguridad mejora. La encriptación es el proceso que usan los administradores de contraseñas y otras herramientas de ciberseguridad para codificar datos en un formato irreconocible e ilegible antes de enviarlos a la nube para un almacenamiento seguro. Las herramientas de protección de PDF de Microsoft y Mac encriptan automáticamente los archivos PDF. También puede agregar encriptación usando Adobe Acrobat Pro seleccionando «Opciones avanzadas» en el menú «Proteger» y eligiendo «Encriptar con contraseña». Puede establecer sus preferencias de encriptación durante el proceso de creación de la contraseña.   
• Use las notas seguras de Dashlane con archivos adjuntos. Con las notas seguras de Dashlane puede almacenar archivos PDF y otra información de forma segura, como números de cuenta, códigos de apartamento y notas privadas de hasta 10 000 caracteres. Y todos los datos personales almacenados en Dashlane, incluidas las notas seguras y los archivos, están protegidos con la encriptación más fuerte disponible.

Protección con contraseña para archivos PDF y mucho más

La protección con contraseña de archivos PDF es parte de una estrategia de ciberseguridad completa que incorpora encriptación y autenticación para mantener la información confidencial privada y segura. Las funciones estándar de Dashlane incluyen una puntuación del análisis de contraseñas, autenticación de dos factores, monitoreo de la Dark Web y una VPN segura. Estas funciones de seguridad avanzadas complementan la generación de contraseñas automatizada, el almacenamiento seguro usando una arquitectura de conocimiento cero y las funciones de llenado automático personalizables de nuestro administrador de contraseñas.

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Referencias

1. PSPDFKit, “What PDF Digital Signatures Are and Why They Are Important“, [Qué son las firmas digitales PDF y por qué son importantes] 2023.
2. Technical Evaluation Centers, “Why Should Your Business Password Protect Its PDFs?”, [¿Por qué su empresa debe proteger sus archivos PDF con contraseña?] febrero de 2019.
3. FlipHTML5, “Why It’s Important to Protect PDF Files and How to Do It,” [Por qué es importante proteger los archivos PDF y cómo hacerlo] marzo de 2023.
4. Dashlane, «¿Qué es la privacidad de datos y por qué es importante?» abril de 2023.
5. Dashlane, «¿Violación de datos o pirateo? Conozca la diferencia», junio de 2021.
6. Dashlane, «Once amenazas cibernéticas sobre las que hay que estar informado y defenderse», abril de 2023.
7. Adobe, “Securing PDFs with passwords,” [Proteger los PDF con contraseñas] abril de 2023.
8. Dashlane, “Top 10 Password Tips & Tricks to Protect Yourself,” [Los 10 mejores trucos y consejos para protegerse con contraseña] febrero de 2023.
9. Adobe, “Password Protect a PDF,” [Proteger un PDF con contraseña] 2023.
10. Dashlane, “Las 10 contraseñas más comunes (¿está la suya en la lista?)” septiembre de 2022.
11. Pureinfotech, “How to password protect PDF documents on Microsoft Word,” [Cómo proteger con contraseña documentos PDF en Microsoft Word] marzo de 2023.
12. Dashlane, «¿Qué es la encriptación?» marzo de 2019.
13. Soporte de Apple, “Proteger un PDF con contraseña en Vista Previa en el Mac“, 2023.
14. Dashlane, «Resista los pirateos usando la herramienta del generador de contraseñas de Dashlane», 2023.
15. Adobe, “How secure are PDF passwords?” [¿Hasta qué punto son seguras las contraseñas en los PDF?]
16. Dashlane, “Agregar y administrar notas seguras en Dashlane“, 2023.
17. Dashlane, «Profundización en la seguridad de conocimiento cero de Dashlane», 2023.
18. Dashlane, «¿Ha adoptado estos seis conceptos básicos de ciberseguridad?» junio de 2022.
19. Dashlane, «Manual de contraseñas para proveedores de atención médica». 
20. Dashlane, “Everything You Need to Know About Your Password Health Score.” [Todo lo que necesita saber sobre su puntuación del análisis de contraseñas] 
21. Dashlane, “How Dashlane Makes 2FA Easy,” (Cómo Dashlane facilita la 2FA), junio de 2022.
22. Dashlane, “Cómo arrojar luz en la web oscura”, junio de 2022.
23. Dashlane, «¿Por qué necesita una VPN? No se pierda estas tres ventajas clave», diciembre de 2022.