Hojas de cálculo de Excel: cómo proteger sus archivos de Excel mediante contraseña

Cuando la seguridad de los datos es primordial, saber cómo proteger con contraseñas un archivo de Excel es esencial para  salvaguardar la información confidencial. Esta guía le informará sobre las maneras de proteger sus archivos de Microsoft Excel mediante contraseña y encriptación, lo que garantiza que solo las personas autorizadas podrán acceder a los archivos y modificarlos.

Conceptos básicos de la protección de la hoja de cálculo de Excel

Las hojas de Excel y Google ayudan a los usuarios a identificar tendencias de datos y a ordenar información para obtener información comprensible. La protección mediante contraseña de estos archivos ayuda a salvaguardar sus datos, la propiedad intelectual y el trabajo frente al acceso no autorizado y los cambios no deseados.

Excel cuenta con funciones de protección mediante contraseña y encriptación integradas para bloquear determinados aspectos de su documento y restringir el acceso al archivo. Sin embargo, las hojas de cálculo de Google no cuentan con esta funcionalidad integrada. Para aplicar protección mediante contraseña a una hoja de Google, deberá usar una plantilla que contenga un código de Script de aplicaciones. 

Por lo tanto, si necesita proteger sus hojas de cálculo mediante contraseña, Excel puede ser la opción más sencilla para usted. 

Estas son las principales razones por las que los usuarios de Excel quieren bloquear sus archivos:

• Seguridad: cuando se requiere una contraseña para abrir un archivo Excel, se ayuda a mantener la privacidad de los datos confidenciales y se evita el acceso no autorizado.
• Prevención de errores del usuario: la protección mediante contraseña o la restricción de los permisos pueden evitar modificaciones accidentales o no intencionadas en archivos de Excel, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos o corrupción provocada por un error del usuario.
• Control de versiones: con la función de control de versiones de Excel solo las personas autorizadas pueden realizar seguimiento, revisar y aprobar los cambios, lo que ayuda a mantener la integridad y la coherencia de los datos en el transcurso del tiempo.
• Protección de la propiedad intelectual: los libros de Excel pueden contener fórmulas, cálculos o estrategias empresariales propias que ofrecen una ventaja competitiva. La protección mediante contraseña de un archivo de Excel protege la propiedad intelectual frente el acceso no autorizado o las copias.

Elección del nivel adecuado de protección mediante contraseña en Excel

Se pueden aplicar diferentes niveles de protección a las celdas, las hojas de cálculo o a todo el libro:

• Protección del libro: poner una contraseña en un archivo de Excel protege a todo el libro y se restringe el acceso para ver, modificar o incluso abrir el archivo sin la contraseña correcta.
• Encriptación: la encriptación de un archivo de Excel le permite encriptar todo el libro mediante una contraseña. La encriptación garantiza que, incluso si alguien obtiene acceso no autorizado al archivo, no podrá ver ni modificar su contenido sin la clave de descifrado.
• Hojas ocultas: Excel permite a los usuarios ocultar hojas de cálculo, a menudo es donde aparecen los cálculos entre bastidores o los datos de referencia.
• Protección de la hoja de cálculo: Excel le permite proteger con contraseña las hojas de cálculo individuales, lo que evita que los usuarios inserten o eliminen hojas, modifican el contenido de las celdas o alteren el formato.
• Protección de celdas: en Excel, se pueden bloquear celdas, filas o columnas específicas para restringir la edición o los cambios de formato. Así se evitan modificaciones accidentales o problemas de control de versiones.

Bloquear las hojas de cálculo y las celdas mediante una contraseña no es una función de seguridad. Simplemente, evita modificaciones en las secciones bloqueadas del libro. Para restringir el acceso a un archivo de Excel, debe solicitar una contraseña para abrir el archivo.

¿Cómo se protege un archivo de Excel mediante contraseña?

Agregar una contraseña a un archivo de Excel mantiene sus datos a salvo de la manipulación por parte de cualquier persona que no esté autorizada a acceder o editar el archivo. 

Aquí explicamos cómo proteger un archivo de Excel mediante contraseña

1. Vaya a la pestaña Revisar.
2. Seleccione Proteger libro en el grupo Cambios.
3. En el campo Contraseña, escriba la contraseña que haya elegido y seleccione Aceptar.
4. En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña y seleccione Aceptar.

Siga estos pasos para cambiar o eliminar la contraseña de su archivo de Excel:

1. Navegue hasta la pestaña Revisar.
2. Seleccione Proteger libro.
3. Si su libro está protegido mediante una contraseña, aparecerá el cuadro Desproteger libro.
4. Introduzca la contraseña para desproteger su libro. 
5. Una vez eliminada la contraseña, puede establecer una nueva contraseña seleccionando Proteger libro en la pestaña Revisar.

Compartir datos confidenciales o ingresos a través de correo electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea no es seguro. Use la función Uso compartido en grupo de Dashlane para encriptar sus datos antes de enviarlos a través de Internet.

Encriptación de un documento de Excel

En Excel puede llevar la protección mediante contraseña a un nivel superior encriptando su archivo. La encriptación de archivos en Excel ofrece una mayor seguridad al transformar los datos confidenciales en un formato codificado. Así los hace ilegibles para usuarios no aprobados y garantiza la confidencialidad de su información.

Protección mediante contraseña frente a encriptación

La protección mediante contraseña requiere una contraseña para abrir el archivo de Excel. Agregar una contraseña solo restringe el acceso al archivo; esto significa que cualquier persona que conozca la contraseña puede abrir y modificar el documento.

La encriptación lleva un paso más allá la seguridad al convertir el contenido de un archivo en un código complejo difícil de descifrar sin la clave de encriptación. Eso significa que incluso si alguien accede a su archivo, solo verá datos codificados. Microsoft usa la encriptación AES-256, uno de los algoritmos de encriptación más avanzados.

Encripte su libro de Excel con este breve tutorial:

1. Vaya a Archivo y seleccione Información.
2. Seleccione Proteger libro.
3. En el menú de la lista, seleccione Encriptar con contraseña.
4. En la ventana emergente Encriptar documento, escriba una contraseña en el campo Contraseña y seleccione Aceptar.
5. Vuelva a escribir la contraseña en el campo Volver a escribir la contraseña y seleccione Aceptar.
6. Guarde el libro.

Permitir el acceso de solo lectura en Excel

Supongamos que desea compartir un archivo de Excel en el que se detallan sus informes semanales con su equipo. Sin embargo, solo quiere que su administrador pueda editar porque no quiere correr el riesgo de que los demás miembros de su equipo lo modifiquen accidentalmente. 

En este caso, puede permitir el acceso de solo lectura a su archivo.

¿Por qué o cuándo debe usar solo lectura?

Al trabajar con hojas de cálculo complejas que contienen datos valiosos y fórmulas complejas, guardar el archivo de solo lectura ofrece protección automática contra modificaciones no intencionadas. 

Esta función es especialmente ventajosa al compartir la hoja de cálculo con compañeros o clientes, ya que evita ediciones o manipulación accidentales. El acceso de solo lectura también puede ser ventajoso para el uso personal, como para la preservación de la integridad de las versiones finales de los archivos.

Cómo hacer que su archivo de Excel sea de solo lectura:

1. Vaya al menú Archivo y seleccione Información.
2. Seleccione Proteger libro.
3. Seleccione la opción Abrir siempre en modo solo lectura.

Las prácticas recomendadas, como el control de versiones y las restricciones de acceso, fomentan una cultura de seguridad entre los empleados, lo que evita el acceso no autorizado a la información empresarial confidencial y los cambios no intencionados de archivos.

Proteger la estructura de un libro de Excel de modificaciones

Excel no solo le permite proteger su libro, sino que también le permite bloquear la estructura de su libro. La elección de proteger la estructura de su libro evita que los usuarios no autorizados:

• Accedan a las hojas de cálculo ocultas.
• Realicen modificaciones, como cambiar el nombre, mover, ocultar o eliminar hojas.
• Añadan nuevas hojas u hojas de gráficos, aunque puedan insertar gráficos en las hojas de cálculo ya existentes.
• Muevan o copien hojas en otro libro.

Proteja mediante contraseña la estructura de su libro de Excel con estos sencillos pasos:

1. Vaya a la pestaña Revisar.
2. Seleccione Proteger libro en el grupo Cambios.
3. Marque la casilla de verificación Estructura.
4. En el campo Contraseña, escriba la contraseña que haya elegido y seleccione Aceptar.
5. En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña y seleccione Aceptar.

Proteger las hojas de cálculo individuales de edición

Si no quiere proteger el libro completo, puede elegir proteger las hojas de cálculo de forma individual.

Protección del libro frente a la protección de hojas de cálculo

La protección del libro implica proteger el archivo Excel completo para evitar el acceso y las modificaciones no autorizadas. 

Por otro lado, la protección de la hoja de cálculo le permite proteger hojas de cálculo concretas en el libro y restringir determinadas acciones, como editar celdas, dar formato o eliminar datos a la vez que deja otras hojas accesibles para editar.

Cómo bloquear una hoja de cálculo de Excel mediante contraseña:

1. Vaya a la pestaña Revisar.
2. Seleccione Proteger hoja en el grupo Cambios.
3. En el cuadro, seleccione Proteger hoja de cálculo en la parte superior.
4. A continuación, introduzca la contraseña que haya elegido.
5. Si desea permitir acciones específicas, marque las casillas correspondientes y seleccione Aceptar.
6. En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña y seleccione Aceptar.

Proteger las celdas específicas en un libro de Excel de la edición

En su libro de Excel, el bloqueo de las celdas resulta ventajoso cuando desea proteger datos o fórmulas específicas de cambios accidentales o no autorizados. Bloquear las celdas es esencial al compartir hojas de cálculo con otras personas, colaborar en proyectos o crear plantillas o modelos en los que las celdas específicas deben permanecer sin cambios. 

Cómo proteger las celdas mediante contraseña en un archivo de Excel:

1. Seleccione las celdas que desea proteger.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Formato de celdas.
3. Vaya a la pestaña Protección y marque la casilla de verificación Bloqueado.
4. Seleccione Aceptar.
5. Las celdas seleccionadas se bloquearán una vez que proteja la hoja de cálculo mediante contraseña.

Consejos para la administración de contraseñas de Excel

Con una media de más de 200 contraseñas de cuentas por persona, agregar contraseñas de Excel a la lista puede parecer abrumador. La administración de varias contraseñas y el uso compartido de forma segura con los miembros del equipo se pueden simplificar con las prácticas recomendadas y las herramientas adecuadas.

¿Qué sucede si olvido o pierdo mis contraseñas? ¿Puede Microsoft recuperarlos?

En Excel puede bloquear y proteger mediante contraseña sus libros y hojas de cálculo. Sin embargo, no existe un método de recuperación sencillo si olvida o extravía estas contraseñas. Desafortunadamente, Excel no almacena las contraseñas de protección de la hoja de cálculo y Microsoft no puede recuperarlas por usted.

Aunque Excel no cuenta con una forma directa de recuperar las contraseñas olvidadas o extraviadas, existen herramientas de software de terceros disponibles que pueden ayudar a recuperar las contraseñas de Excel. La eficacia de estas herramientas puede variar, y debe usarlas con precaución y asegurarse de que provienen de fuentes acreditadas. 

Siempre es mejor mantener sus contraseñas en una ubicación segura y, si las comparte con sus compañeros, use un método seguro.

Mantenga las contraseñas seguras y compártalas de forma segura con los compañeros de trabajo usando un administrador de contraseñas

Cuando se trata de la ciberseguridad, la práctica más recomendada es usar una contraseña única para cada cuenta en línea, aplicación y archivo protegido mediante contraseña. La forma ideal de crear y almacenar sus contraseñas es con la ayuda de un administrador de contraseñas.

Un administrador de contraseñas puede generar contraseñas seguras y almacenarlas de forma segura en una caja fuerte encriptada protegida por una contraseña maestra que solo usted conoce. Elimina la necesidad de crear y recordar una nueva contraseña para cada cuenta y archivo. 

El administrador de contraseñas de Dashlane también le permite compartir de forma segura contraseñas, notas seguras y archivos con sus compañeros de trabajo. El uso compartido seguro garantiza que sus datos estén protegidos mediante la encriptación más segura disponible antes de compartirlos en línea. 

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Referencias

1. Ablebits, «Cómo proteger y desproteger la hoja de Excel con o sin contraseña», marzo de 2023. 
2. Soporte de Microsoft, «Proteger un archivo de Excel».
3. Soporte de Microsoft, «Proteger un libro».
4. Causal, «Proteger las hojas de cálculo individuales por usuario en Excel», abril de 2023. 
5. Modano, «Formación de Microsoft Excel – Diferentes niveles de protección».
6. Reparar MS Excel, «5 Trucos Para Proteger El Libro De Excel De La Edición».
7. Soporte de Microsoft, «Restringir los cambios en los archivos en Excel».
8. OneModel, «Encriptar una hoja de cálculo usando Excel», mayo de 2023. 
9. Office Watch, «La protección de la hoja de cálculo de Excel no es la encriptación», mayo de 2020. 
10. De hecho, «Cómo encriptar un archivo de Excel (con pasos)», junio de 2022.
11. IONOS, «Cómo hacer que un archivo de Excel sea de solo lectura: guía paso a paso», julio de 2022. 
12. Coefficient, «Cómo proteger mediante contraseña las hojas de Google», mayo de 2023.
13. Dashlane, «A look at Password Health Scores around the world in 2022», (Un vistazo a las puntuaciones del análisis de contraseñas en todo el mundo en 2022), 2022.
14. Kiteworks, «Todo lo que necesita saber sobre la encriptación AES-256».
15. Dashlane, «Sin atajos: por qué la cultura de la seguridad es tan importante», enero de 2023.
16. Dashlane “La mejor forma de almacenar contraseñas en el hogar o el trabajo”, septiembre de 2022.
17. Dashlane, “¿Qué es una buena contraseña?” “5 consejos para aumentar la fortaleza de la contraseña“, noviembre de 2022.
18. Dashlane, «Qué es el uso compartido de contraseñas y cuándo debo usarlo», febrero de 2023.
19. Microsoft, «Encriptación», marzo de 2023.
20. Microsoft, «Protección y seguridad en Excel».