Feuilles de calcul Excel : comment protéger vos fichiers Excel par un mot de passe

La sécurité des données étant primordiale, il est essentiel de savoir comment protéger un fichier Excel par un mot de passe pour sauvegarder les informations sensibles. Dans ce guide, vous découvrirez comment sécuriser vos fichiers Microsoft Excel à l’aide de mots de passe et d’un système de chiffrement, afin que seules les personnes autorisées puissent accéder aux fichiers et les modifier.

Les bases de la protection de la feuille de calcul Excel

Excel et Google Sheets aident les utilisateurs à identifier les tendances des données et à classer des quantités importantes d’informations pour les rendre plus pertinentes. La protection de ces fichiers par un mot de passe permet de protéger vos données, votre propriété intellectuelle et votre travail acharné contre les accès non autorisés et les modifications involontaires.

Excel intègre des fonctionnalités de protection par mot de passe et de chiffrement qui permettent de verrouiller certains aspects de votre document et de restreindre l’accès aux fichiers. En revanche, cette fonctionnalité n’est pas intégrée à Google Sheets. Pour appliquer une protection par mot de passe à Google Sheet, vous devez utiliser un modèle contenant un code Apps Script. 

Par conséquent, si vous avez besoin de protéger vos feuilles de calcul par un mot de passe, Excel pourrait être l’option la plus simple pour vous. 

Voici les principales raisons pour lesquelles les utilisateurs d’Excel pourraient vouloir verrouiller leurs fichiers :

• La sécurité : la présence d’un mot de passe pour ouvrir Excel permet de préserver la confidentialité des données sensibles et d’empêcher tout accès non autorisé.
• Prévenir les erreurs de l’utilisateur : la protection par mot de passe ou la restriction des autorisations peut empêcher les modifications accidentelles ou involontaires des fichiers Excel, réduisant ainsi le risque de perte ou de corruption de données causée par une erreur de l’utilisateur.
• Contrôle des versions : grâce à la fonction de contrôle des versions d’Excel, seules les personnes autorisées peuvent suivre, examiner et approuver les modifications, ce qui permet de maintenir l’intégrité et la cohérence des données au fil du temps.
• Protection de la propriété intellectuelle : Les classeurs Excel peuvent contenir des formules, des calculs ou des stratégies commerciales exclusives qui offrent un avantage concurrentiel. La protection par mot de passe d’un fichier Excel protège la propriété intellectuelle contre les accès non autorisés et les copies.

Choisir le bon niveau de protection par mot de passe dans Excel

Différents niveaux de protection peuvent être appliqués aux cellules, aux feuilles de calcul ou à l’ensemble du classeur :

• Protection du classeur : l’ajout d’un mot de passe à un fichier Excel protège l’ensemble du classeur, limitant l’accès à la visualisation, à la modification ou même à l’ouverture du fichier sans le bon mot de passe.
• Chiffrement : le chiffrement Excel vous permet de chiffrer l’ensemble du classeur avec un mot de passe. Le chiffrement permet de s’assurer que même si quelqu’un obtient un accès non autorisé au fichier, il ne pourra pas en visualiser ou en modifier le contenu sans la clé de déchiffrement.
• Feuilles masquées : Excel permet aux utilisateurs de masquer des feuilles de calcul, souvent pour des calculs en coulisses ou des données de référence.
• Protection des feuilles de calcul : Excel vous permet de protéger des feuilles de calcul individuelles par un mot de passe, empêchant ainsi les utilisateurs d’insérer ou de supprimer des feuilles, de modifier le contenu des cellules ou le formatage.
• Protection des cellules : dans Excel, des cellules, des lignes ou des colonnes spécifiques peuvent être verrouillées pour limiter les modifications ou le formatage, afin d’éviter les modifications accidentelles ou les problèmes de contrôle de version.

Le verrouillage par mot de passe des feuilles de calcul et des cellules n’est pas une fonctionnalité de sécurité. Il empêche simplement toute modification des sections verrouillées du classeur. Pour restreindre l’accès à un fichier Excel, vous devez exiger un mot de passe pour ouvrir le fichier.

Comment protéger un fichier Excel par un mot de passe ?

L’ajout d’un mot de passe à un fichier Excel permet de protéger vos données contre toute altération par une personne non autorisée à accéder au fichier ou à le modifier. 

Voici comment protéger un fichier Excel par un mot de passe

1. Accédez à l’onglet Révision.
2. Sélectionnez Protéger le classeur dans le groupe Modifications.
3. Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe de votre choix et sélectionnez OK.
4. Dans la case Confirmer le mot de passe, saisissez à nouveau le mot de passe et sélectionnez OK.

Suivez ces étapes pour modifier ou supprimer votre mot de passe Excel :

1. Accédez à l’onglet Révision.
2. Sélectionnez Protéger le classeur.
3. Si votre classeur est protégé par un mot de passe, une boîte de dialogue Supprimer la protection du classeur s’affiche.
4. Saisissez le mot de passe pour supprimer la protection de votre classeur. 
5. Une fois le mot de passe supprimé, vous pouvez en définir un nouveau en sélectionnant Protéger le classeur sous l’onglet Révision.

Le partage de données sensibles ou d’identifiants par e-mail ou via des applications de messagerie instantanée n’est pas sécurisé. Utilisez la fonctionnalité de partage de groupe de Dashlane pour chiffrer vos données avant de les envoyer sur Internet.

Chiffrement d’un document Excel

Dans Excel, vous pouvez porter la protection par mot de passe à un niveau supérieur en chiffrant votre fichier. Le chiffrement des fichiers dans Excel renforce la sécurité en transformant les données sensibles en un format codé, ce qui les rend illisibles pour les utilisateurs non autorisés et garantit la confidentialité de vos données.

Protection par mot de passe vs. chiffrement

La protection par mot de passe impose l’utilisation d’un mot de passe pour ouvrir le fichier Excel. L’ajout d’un mot de passe restreint uniquement l’accès au fichier, ce qui signifie que toute personne connaissant le mot de passe peut ouvrir et modifier le document.

Le chiffrement permet de franchir une étape supplémentaire en convertissant le contenu du fichier en un code complexe difficile à déchiffrer sans la clé de chiffrement. En d’autres termes, même si quelqu’un accède à votre fichier, il ne verra que des données brouillées. Microsoft utilise le chiffrement AES-256, l’un des algorithmes de chiffrement les plus avancés.

Chiffrez votre classeur Excel à l’aide de ce tutoriel rapide :

1. Accédez à Fichier, puis sélectionnez Info.
2. Sélectionnez Protéger le classeur.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Chiffrer avec un mot de passe.
4. Dans la fenêtre contextuelle Chiffrer le document, saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe et sélectionnez OK.
5. Saisissez à nouveau le mot de passe dans le champ Saisir à nouveau le mot de passe et sélectionnez OK.
6. Enregistrez le classeur.

Autoriser l’accès en lecture seule dans Excel

Supposons que vous souhaitez partager avec votre équipe un fichier Excel détaillant vos rapports hebdomadaires. Cependant, vous souhaitez que seul votre responsable puisse le modifier, car vous ne voulez pas risquer des modifications accidentelles de la part des autres membres de votre équipe. 

Dans ce cas, vous pouvez autoriser l’accès en lecture seule à votre fichier.

Pourquoi ou quand devriez-vous opter pour la lecture seule ?

Si vous avez affaire à des feuilles de calcul Excel complexes contenant des données précieuses et des formules complexes, l’enregistrement du fichier en lecture seule offre une protection automatique contre toute modification involontaire. 

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous partagez la feuille de calcul avec des collègues ou des clients, car elle empêche toute modification ou manipulation accidentelle. L’accès en lecture seule peut également être avantageux dans le cadre d’un usage personnel, par exemple pour préserver l’intégrité des versions finales des fichiers.

Comment configurer votre fichier Excel en mode lecture seule :

1. Accédez au menu Fichier et sélectionnez Info.
2. Sélectionnez Protéger le classeur.
3. Sélectionnez l’option Toujours ouvrir en lecture seule.

Les bonnes pratiques telles que le contrôle des versions et les restrictions d’accès favorisent une culture de la sécurité parmi les employés, empêchant l’accès non autorisé à des données commerciales sensibles et les modifications involontaires de fichiers.

Empêcher la modification de la structure d’un classeur Excel

Excel ne vous permet pas seulement de protéger votre classeur, mais aussi de verrouiller la structure de votre classeur. En choisissant de protéger la structure de votre classeur, vous empêchez les utilisateurs non autorisés de :

• Accéder aux feuilles de calcul masquées.
• Effectuer des modifications, notamment renommer, déplacer, masquer ou supprimer des feuilles.
• Ajouter de nouvelles feuilles ou feuilles de graphiques, tout en gardant la possibilité d’insérer des graphiques dans des feuilles de calcul existantes.
• Déplacer ou copier des feuilles dans un autre classeur.

Protégez la structure de votre classeur Excel par un mot de passe en suivant ces étapes simples :

1. Accédez à l’onglet Révision.
2. Sélectionnez Protéger le classeur dans le groupe Modifications.
3. Cochez la case Structure.
4. Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe de votre choix et sélectionnez OK.
5. Dans la case Confirmer le mot de passe, saisissez à nouveau le mot de passe et sélectionnez OK.

Empêcher la modification de feuilles de calcul individuelles

Si vous ne souhaitez pas protéger l’ensemble du classeur, vous pouvez choisir de protéger des feuilles de calcul individuelles.

Protection du classeur vs. protection de la feuille de calcul

La protection du classeur consiste à sécuriser l’ensemble du fichier Excel afin d’empêcher les accès et les modifications non autorisés. 

D’autre part, la protection des feuilles de calcul vous permet de sécuriser des feuilles de calcul spécifiques dans le classeur en limitant certaines actions, telles que la modification des cellules, le formatage ou la suppression de données, tout en laissant les autres feuilles accessibles pour la modification.

Comment verrouiller une feuille de calcul Excel avec un mot de passe :

1. Accédez à l’onglet Révision.
2. Sélectionnez Protéger la feuille dans le groupe Modifications.
3. Dans la case, sélectionnez Protéger la feuille de calcul, en haut.
4. Saisissez ensuite le mot de passe de votre choix.
5. Si vous souhaitez autoriser des actions spécifiques, cochez les cases correspondantes et sélectionnez OK.
6. Dans la case Confirmer le mot de passe, saisissez à nouveau le mot de passe et sélectionnez OK.

Empêcher la modification de certaines cellules d’un classeur Excel

Dans votre classeur Excel, vous pouvez verrouiller des cellules si vous souhaitez empêcher des modifications accidentelles ou non autorisées de données ou de formules spécifiques. Le verrouillage des cellules est primordial lorsque vous partagez des feuilles de calcul avec d’autres personnes, lorsque vous collaborez sur des projets ou lorsque vous créez des modèles dans lesquels des cellules spécifiques doivent rester inchangées. 

Suivez les étapes ci-dessous pour protéger les cellules d’un fichier Excel à l’aide d’un mot de passe :

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez protéger.
2. Effectuez un clic droit sur ces cellules et sélectionnez Format de cellule.
3. Accédez à l’onglet Protection et cochez la case Verrouillée.
4. Sélectionnez OK.
5. Les cellules sélectionnées seront verrouillées une fois la feuille de calcul protégée par un mot de passe.

Conseils relatifs à la gestion des mots de passe dans Excel

Une seule personne gère en moyenne plus de 200 mots de passe pour différents comptes, et l’ajout de mots de passe Excel à la liste peut sembler être de trop. Il est possible de simplifier la gestion et le partage sécurisé de plusieurs mots de passe avec les membres de l’équipe en adoptant de bonnes pratiques et en utilisant les bons outils.

Que se passe-t-il si j’oublie ou si je perds mes mots de passe ? Microsoft peut-il les récupérer ?

Dans Excel, vous pouvez verrouiller et protéger par mot de passe vos classeurs et vos feuilles de calcul. Cependant, il n’existe pas de méthode de récupération directe en cas d’oubli ou de perte de ces mots de passe. Malheureusement, Excel ne stocke pas les mots de passe destinés à protéger les feuilles de calcul, et Microsoft ne peut pas les récupérer pour vous.

Bien qu’Excel ne fournisse pas de moyen direct de récupérer les mots de passe oubliés ou perdus, il existe des outils logiciels tiers qui prétendent aider à récupérer les mots de passe Excel. L’efficacité de ces outils peut varier : il convient donc de les utiliser avec prudence et de s’assurer qu’ils proviennent de sources fiables. 

Il est toujours préférable de conserver vos mots de passe dans un endroit sûr et, si vous les partagez avec des collègues, utilisez une méthode sécurisée.

Conservez vos mots de passe en toute sécurité et partagez-les avec vos collègues à l’aide d’un gestionnaire de mots de passe.

En matière de cybersécurité, la meilleure pratique consiste à utiliser un mot de passe unique pour chaque compte en ligne, application ou fichier protégé par un mot de passe. L’idéal est de créer et de stocker vos mots de passe à l’aide d’un gestionnaire de mots de passe.

Un gestionnaire de mots de passe peut générer des mots de passe forts pour vous et les stocker en toute sécurité dans un coffre-fort chiffré protégé par un mot de passe Maître que vous êtes le seul à connaître. Plus besoin de créer et de mémoriser un nouveau mot de passe pour chaque compte et chaque fichier. 

Le gestionnaire de mots de passe Dashlane vous permet également de partager en toute sécurité des mots de passe, des notes sécurisées et des fichiers avec des collègues. Le partage sécurisé garantit la protection de vos données à l’aide du chiffrement le plus puissant disponible avant que vous ne les partagiez en ligne. 

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Références

1. Ablebits, « How to protect and unprotect Excel sheet with or without password », mars 2023.
2. Microsoft Support, « Protect an Excel file. »
3. Microsoft Support, « Protect a workbook. »
4. Causal, « Protecting Individual Worksheets by User in Excel », avril 2023. 
5. Modano, « Microsoft Excel Training – Different Levels of Protection. »
6. Repair MS Excel, « 5 Tricks To Protect Excel Workbook From Editing. »
7. Microsoft Support, « Restrict changes to files in Excel. »
8. OneModel, « Encrypting a Spreadsheet Using Excel », mai 2023. 
9. Office Watch, « Excel worksheet protection is not encryption », mai 2020. 
10. Indeed, « How To Encrypt an Excel File (With Steps) », juin 2022.
11. IONOS, « How to make an Excel file read only: step-by-step guide », juillet 2022. 
12. Coefficient, « How to Password Protect Google Sheets », mai 2023.
13. Dashlane « A look at Password Health Scores around the world in 2022 », 2022.
14. Kiteworks, « Everything You Need to Know About AES-256 Encryption. »
15. Dashlane, « Pas de raccourcis : pourquoi une culture de la sécurité est si importante », janvier 2023.
16. Dashlane, “Best Way to Store Passwords at Home or Work“, septembre 2022.
17. Dashlane, “What Is a Good Password? 5 Tips for Increasing Password Strength,” novembre 2022.
18. Dashlane, « What Is Password Sharing & When Should I Use It », [Qu’est-ce que le partage de mots de passe et quand dois-je l’utiliser ?] février 2023.
19. Microsoft, « Encryption », mars 2023.
20. Microsoft, « Protection and security in Excel. »