Protection des fichiers PDF par un mot de passe

Les fichiers au format PDF (Portable Document Format) sont extrêmement populaires, car ils permettent de numériser des documents papier dans un format numérique pratique ou de convertir presque n’importe quel autre type de fichier en un fichier de taille réduite. Comme vous souhaitez garder le contrôle des droits d’impression, d’édition et de visualisation de ces fichiers, il est important de savoir comment protéger un PDF par un mot de passe.

Pourquoi protéger vos fichiers PDF ?

La polyvalence des fichiers PDF en fait une option logique pour les contrats, les accords et les rapports qui nécessitent la signature d’une ou de plusieurs parties. Les PDF sont aussi utilisés par les entreprises lorsqu’elles convertissent des dessins de CAO et d’autres types de propriété intellectuelle (PI) dans un format plus convivial. Compte tenu du grand nombre d’applications disponibles, vous devriez protéger les fichiers PDF par un mot de passe afin de :

• Limiter l’accès à ces fichiers Une des raisons les plus courantes justifiant la protection des fichiers PDF est la restriction de l’accès à ces fichiers. Ceci est très important pour les documents juridiquement contraignants et signés qui ne doivent être partagés qu’avec les personnes autorisées. La protection par mot de passe empêche également les employés de consulter ou de partager des fichiers restreints contenant des informations sensibles sur l’entreprise.
• Empêcher qu’ils soient modifiés. Des logiciels tels qu’Adobe Acrobat permettent aux utilisateurs de modifier facilement les fichiers PDF et même de modifier un texte initialement écrit à la main. Cela pose un gros problème si un document électronique a été signé et que les signataires ne sont pas au courant des modifications effectuées ultérieurement (ou ne sont pas d’accord avec celles-ci). La protection par mot de passe des PDF est le meilleur moyen de garantir l’intégrité du document original. Lorsque vous devez apporter des modifications à un fichier PDF, la protection par mot de passe vous permet également de savoir qui a mis à jour le fichier et quand la mise à jour a été effectuée.
• Protéger la propriété intellectuelle (PI). Les fichiers PDF sont souvent utilisés pour partager des secrets commerciaux et la propriété intellectuelle (PI) à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Le fait d’exiger un mot de passe pour visualiser ou imprimer le document empêchera l’utilisation ou la distribution non autorisée d’informations confidentielles. D’autres documents contenant des informations sensibles, notamment des dessins, des fichiers de conception, des données de recherche, des rapports financiers, des documents juridiques et des dossiers personnels, peuvent également contenir des informations sensibles qui peuvent être distribuées de manière plus sûre si vous attribuez au préalable un mot de passe à un PDF.
• Se conformer aux réglementations de l’industrie. De nombreux secteurs doivent se conformer aux réglementations gouvernementales relatives à la protection des données, à la confidentialité et au traitement des données des patients ou des clients. Par exemple, le secteur de la santé est soumis à la réglementation HIPAA, qui protège les dossiers médicaux, tandis que le système de justice pénale met en place des contrôles qui limitent l’accès aux preuves et autres documents judiciaires. La protection des PDF par mot de passe joue un rôle essentiel dans la restriction de l’accès aux documents afin de rester dans la légalité.
• Réduire les risques d’une faille de données. Pouvez-vous protéger un PDF par un mot de passe pour prévenir une faille de données ? La protection d’un document PDF n’empêchera pas une faille, mais elle peut réduire considérablement l’impact des cybermenaces. Lorsqu’un fichier protégé par un mot de passe est exposé lors d’une faille de données, il n’a que peu ou pas de valeur aux yeux des pirates. Il en va de même pour les documents qui ont été divulgués par erreur ou délibérément par des initiés. En définissant des mots de passe forts et uniques pour les fichiers PDF, il est difficile pour les pirates d’accéder aux informations qu’ils contiennent.

Comment protéger un fichier PDF avec Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro est une application polyvalente de gestion et d’édition de fichiers PDF qui permet de réorganiser les pages, d’ajouter des signatures numériques et de modifier contenu (texte ou image) d’un fichier. Naturellement, Adobe propose également une option pratique pour protéger un fichier PDF par un mot de passe :

1. Ouvrez le fichier PDF que vous souhaitez protéger par un mot de passe dans Adobe Acrobat Pro.
2. Accédez au menu Fichier, puis sélectionnez Protéger à l’aide d’un mot de passe dans le menu. Vous pouvez également accéder au menu Outils et sélectionner Protéger un PDF, puis Protéger à l’aide d’un mot de passe.

3. Une boîte de dialogue s’ouvre et propose quelques options pour ajouter un mot de passe aux fichiers PDF. Vous pouvez choisir de protéger le fichier par un mot de passe avec des restrictions concernant l’affichage ou la modification.
4. Saisissez le mot de passe fort que vous souhaitez définir pour le fichier PDF, puis saisissez-le de nouveau pour le confirmer. Si votre mot de passe est trop faible ou trop court, Adobe vous le signalera.

5. Sélectionnez Appliquer. Cette opération attribue une protection par mot de passe au fichier PDF, jusqu’à ce que vous la désactiviez.

Comment protéger un fichier PDF avec l’outil en ligne gratuit d’Adobe ?

Si vous vous demandez comment sécuriser un fichier PDF sans disposer du logiciel Adobe complet, l’outil en ligne gratuit d’Adobe offre une alternative sûre et pratique. Cet outil ne nécessite pas l’installation d’un logiciel ni la création d’un compte. Il suffit de quelques clics pour ajouter des mots de passe à un fichier PDF :

1. Accédez à l’outil en ligne gratuit d’Adobe.
2. Sélectionnez le bouton bleu pour choisir le fichier PDF que vous souhaitez protéger, ou faites simplement glisser le fichier dans l’espace prévu à cet effet.

3. Lorsque vous y êtes invité, créez un mot de passe, puis saisissez-le de nouveau pour le confirmer.

4. Sélectionnez Définir un mot de passe pour associer le mot de passe au fichier PDF.
5. Télécharger le document protégé par un mot de passe.

Comment protéger un PDF avec Microsoft Office

Les applications Microsoft Office, telles que Word, Excel et PowerPoint, intègrent des fonctions pratiques qui vous permettent d’enregistrer n’importe quel type de fichier Microsoft au format PDF. Nombreux sont ceux qui ignorent qu’il est possible de protéger par un mot de passe le fichier PDF nouvellement créé sans quitter l’application Microsoft. Voici les étapes à suivre dans Word, bien qu’elles soient pratiquement identiques dans toutes les applications Microsoft :     

1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez protéger et sélectionnez Exporter à partir du menu Fichier.
2. Sélectionnez l’option Créer un document PDF/XPS.

3. Lorsque vous êtes invité à choisir le nom du fichier, sélectionnez Options.
4. Cochez la case « Chiffrer le document avec un mot de passe. »

5. Sélectionnez OK. Vous serez invité à créer un mot de passe et à le saisir de nouveau pour le confirmer.

6. Sélectionnez Publier pour terminer simultanément les processus d’exportation de documents et de protection par mot de passe.

Comment protéger un PDF sur Mac à l’aide d’Aperçu

Pour les utilisateurs de Mac, il existe un moyen simple de protéger les fichiers par un mot de passe à l’aide de l’application Aperçu sur Mac. Cette option vous permet d’ajouter une protection par mot de passe à n’importe quel fichier PDF et de définir des niveaux d’autorisation en utilisant uniquement les fonctions intégrées du Mac.

1. Accédez à l’application Aperçu sur votre Mac et sélectionnez Ouvrir le PDF.
2. Choisissez le fichier que vous souhaitez protéger, puis sélectionnez Exporter.

3. Vous pouvez conserver une copie non protégée du fichier en l’enregistrant sous un nouveau nom.
4. Lorsque vous êtes invité à choisir le fichier, sélectionnez Options.
5. Dans le menu des autorisations, vous pouvez créer votre mot de passe et sélectionner les actions, par exemple l’impression ou la visualisation du document, qui peuvent être effectuées sans mot de passe.
6. Vous devez également créer un mot de passe pour vous-même dans la section Mot de passe du propriétaire du menu des autorisations. Ce mot de passe doit être différent de celui dont autres utilisateurs se serviront pour accéder au document.
7. Sélectionnez Appliquer, puis Enregistrer pour terminer la procédure.

Recommandations et conseils supplémentaires

Alors que vous commencez à sécuriser les fichiers PDF, n’oubliez pas qu’il existe des mesures supplémentaires que vous pouvez prendre pour ajouter des couches de sécurité à vos pratiques de protection des documents.   

• Utilisez un mot de passe fort. La création d’un mot de passe fort et unique pour chaque fichier PDF vous permettra de bénéficier de tous les avantages de la protection par mot de passe et de sécuriser vos fichiers PDF en cas de faille de données. Un mot de passe fort comporte au moins 12 caractères, utilise un mélange aléatoire de lettres majuscules, de lettres minuscules, de chiffres et de symboles, et évite d’inclure des informations personnelles telles que votre nom ou votre adresse. La meilleure façon de créer des mots de passe forts est d’utiliser un gestionnaire de mots de passe pour générer vos mots de passe, les chiffrer et stocker.
• Choisissez le bon niveau de protection. Lorsque vous protégez un PDF par un mot de passe, vous remarquerez que chaque option vous permet de personnaliser le niveau de protection. Les niveaux de protection les plus sûrs ne permettent même pas d’ouvrir le fichier sans mot de passe. Des paramètres moins stricts permettront à des utilisateurs non autorisés d’ouvrir ou d’imprimer le fichier. Vous devez également tenir compte des menaces externes lorsque vous définissez les niveaux de protection, car un pirate informatique peut être en mesure de contourner les restrictions, même avec un accès limité.   
• Ne vous contentez pas de protéger vos fichiers PDF par un mot de passe, chiffrez-les. Grâce aux mots de passe, vous pouvez sécuriser les fichiers PDF, mais en les chiffrant également, vous en renforcez la sécurité. Le chiffrement est le processus utilisé par les gestionnaires de mots de passe et d’autres outils de cybersécurité pour brouiller les données et les rendre méconnaissables et illisibles avant qu’elles ne soient envoyées dans le cloud pour y être stockées en toute sécurité. Les outils intégrés à Microsoft et Mac pour protéger les fichiers PDF les chiffrent automatiquement. Vous pouvez également ajouter le chiffrement en utilisant Adobe Acrobat Pro. Pour ce faire, sélectionnez « Options avancées » dans le menu « Protéger » et choisissez « Chiffrer avec un mot de passe ». Vous pouvez définir vos préférences en matière de chiffrement lors de la création du mot de passe.   
• Utiliser les notes sécurisées de Dashlane pour joindre des fichiers. Avec les notes sécurisées de Dashlane, vous pouvez stocker en toute sécurité des PDF et d’autres informations, y compris des numéros de compte, des codes d’appartement et des notes privées pouvant contenir jusqu’à 10 000 caractères. Et toutes les données personnelles stockées dans Dashlane, y compris les notes sécurisées et les fichiers, sont protégées par le chiffrement le plus puissant qui soit.

Protection par mot de passe des fichiers PDF et autres

La protection par mot de passe des fichiers PDF fait partie d’une stratégie de cybersécurité bien conçue qui intègre le chiffrement et l’authentification afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données. Les fonctionnalités standard de Dashlane comprennent un score de sécurité, la double authentification (2FA), la surveillance du dark Web et un VPN sécurisé. Ces fonctions de sécurité avancées complètent la génération automatique de mots de passe, le stockage sécurisé grâce à l’architecture « zero-knowledge » et les fonctions de saisie automatique personnalisables de notre gestionnaire de mots de passe.

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Références

1. PSPDFKit, « What PDF Digital Signatures Are and Why They Are Important », 2023.
2. Technical Evaluation Centers, « Why Should Your Business Password Protect Its PDFs? » février 2019.
3. FlipHTML5, « Why It’s Important to Protect PDF Files and How to Do It », mars 2023.
4. Dashlane, « Comprendre la confidentialité des données et son importance » avril 2023.
5. Dashlane, « Faille de données ou piratage ? Comment les distinguer. », juin 2021.
6. Dashlane, « 11 cybermenaces à connaître et comment se défendre », avril 2023.
7. Adobe, « Securing PDFs with passwords », avril 2023.
8. Dashlane, « Les 10 meilleurs conseils et astuces sur les mots de passe pour vous protéger », février 2023.
9. Adobe, « Password Protect a PDF », 2023.
10. Dashlane, « Les 10 mots de passe les plus courants (Le vôtre figure-t-il dans la liste ?) », septembre 2022
11. Pureinfotech, « How to password protect PDF documents on Microsoft Word », mars 2023.
12. Dashlane, « Le chiffrement expliqué par Dashlane », mars 2019.
13. Apple Support, « Password-protect a PDF in Preview on Mac », 2023.
14. Dashlane, « Résistez aux piratages grâce au générateur de mots de passe de Dashlane », 2023.
15. Adobe, « How secure are PDF passwords? »
16. Dashlane, « Ajouter et gérer des notes sécurisées dans Dashlane », 2023.
17. Dashlane, « A Deep Dive into Dashlane’s Zero-Knowledge Security, », 2023.
18. Dashlane : « Do You Have These 6 Cybersecurity Basics Down ? », juin 2022.
19. Dashlane, « Password Playbook for Healthcare Providers » [Guide pratique du mot de passe pour les professionnels de la santé]. 
20. Dashlane, « Everything You Need to Know About Your Password Health Score » [Tout ce que vous devez savoir sur votre score de sécurité]. 
21. Dashlane, « Profitez facilement de la double authentification avec Dashlane, » juin 2022.
22. Dashlane « Percer l’obscurité du dark Web », juin 2022.
23. Dashlane, « Pourquoi avez-vous besoin d’un VPN ? Ses 3 grands avantages pour votre sécurité », décembre 2022.