Découvrez les outils indispensables pour lancer votre activité sur de bons rails
Comment bien démarrer votre activité ? En voilà une grande question...
Lancer son entreprise, c’est toujours un grand moment ! Tout est parti d’une idée, qui est depuis devenue un concept auquel vous avez donné un nom et un joli logo. Selon votre activité, vous avez peut-être passé des semaines à trouver l’emplacement commercial idéal. Et maintenant ? Que promet la suite ?
À présent que le gros du travail est fait, il est temps d’adopter les bons outils numériques ! Gestion du travail, communication ou encore sécurité : certaines applications sont indispensables pour que tout roule au quotidien, et ce quel que soit votre secteur.
Comptabilité
Avec ou sans comptable pour suivre vos finances, un outil comme QuickBooks est essentiel pour gérer la paie, les déductions fiscales, les flux de trésorerie et le paiement des créances. Pensé pour les PME, QuickBooks permet de payer ses employés et un total de 1 099 sous-traitants en toute sécurité, de gérer ses factures et les feuilles de temps du personnel, ou encore de suivre ses stocks.
En fonction de votre forfait, vous pourrez ajouter jusqu’à 25 utilisateurs dans cet outil, qui est accessible à la fois sur navigateur Web et via une application. Pour une sécurité en béton, utilisez un identifiant fort pour chaque compte et veillez aussi à ce que les appareils qui y accèdent soient bien protégés.
La communication entre vous, vos effectifs et les clients doit être centralisée. Une solution comme Gmail vous permettra de personnaliser l’adresse e-mail de chaque employé et de les ajouter à votre propre domaine de messagerie. Vous pouvez aussi utiliser des applications de communication comme G-Chat et Google Meet, ainsi que des outils de workflow comme Google Drive pour partager et créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations.
En outre, vous pouvez installer l’extension Grammarly dans votre boîte mail si vous communiquez souvent en anglais. Ce correcteur repère toutes les fautes d’orthographe et de grammaire dans la langue de Shakespeare pour des e-mails impeccables.
Gestion de la relation client
Un outil de gestion de la relation client (ou CRM) regroupe toutes les données que vous recueillez sur les clients. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble qui permet de personnaliser votre communication avec les clients existants et les prospects, avec à la clé une meilleure fidélisation et une augmentation des ventes.
Tous les types d’entreprises n’utiliseront pas le même CRM. Toutefois, une chose est sûre : à mesure que votre activité se développera, cet outil deviendra indispensable pour gérer votre clientèle et cerner ses attentes.
Conception de contenu marketing
Pour créer rapidement des supports marketing de qualité, vous pouvez utiliser les modèles proposés dans une application de design visuel comme Canva. Dans cet outil, vous pourrez concevoir des cartes de visite, des logos, des flyers et des illustrations pour vos publications sur les réseaux sociaux.
Par la suite, quand votre équipe s’agrandira, vous pourrez investir dans des outils plus fournis pour permettre aux recrues chargées de la conception créative de composer des graphiques et des visuels percutants. Dans ce domaine, Adobe Suite, qui intègre Photoshop, Illustrator, InDesign et Premiere, est une référence.
Gestion du site Web
Un système de gestion de contenu (ou CMS) vous permet de créer facilement votre site Web, de le promouvoir et d’analyser son trafic : autant de fonctions grâce auxquelles vous pouvez tirer votre épingle du jeu. C’est par exemple le cas de WordPress, qui intègre des outils SEO pour optimiser sa présence sur les moteurs de recherche et permettre aux internautes de vous trouver plus aisément.
Il est aussi bon de noter que certains outils peuvent aller de pair. Dans ce cas, la fonction d’analyse de WordPress est alimentée par Google, tandis que les outils de communication de Google peuvent être intégrés à votre compte WordPress. Cette complémentarité est bienvenue !
Gestion des mots de passe
Pour parfaire votre arsenal technologie, vous devez adopter un gestionnaire de mots de passe qui aura pour tâche de protéger tous vos accès. Dans tous les secteurs, les PME sont en effet la proie des cybercriminels. Dans une récente étude, sur plus de 400 responsables informatiques et chefs d’entreprise sondés, plus de la moitié déclarent avoir subi plus d’une violation de données rien qu’en 2021. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est vital de mettre en place un plan de cybersécurité robuste dès le début de son activité – même si vous êtes seul(e) à bord.
Investir dans un gestionnaire de mots de passe, c’est se prémunir contre des failles de données et des piratages qui peuvent être coûteux. Les risques sont d’ailleurs exponentiels, car vous allez emmagasiner toujours plus de données au fil de votre activité, et ce sur un nombre croissant d’outils professionnels, mais aussi d’appareils personnels. En déployant un gestionnaire de mots de passe au sein de votre équipe, vous aurez la garantie que tous vos identifiants sont forts, sécurisés et uniques. Le faire lors du lancement de votre entreprise est idéal : vous partirez sur de bonnes bases et ferez l’impasse sur les « méthodes maison » (et non sécurisées) qu’on est tentés d’utiliser au début pour stocker et partager ses informations sensibles.
En adoptant les bons outils pour optimiser votre organisation et votre communication, vous placez votre entreprise sur la voie du succès.
Découvrez nos conseils pour créer une culture de sécurité et encourager les employés à jouer un rôle actif dans la cyberstratégie de votre entreprise.
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